Автоматизация бизнес-процессов: 5 шагов к цифровому производству
Сотрудники регулярно допускают ошибки? Хромает производительность труда? Получение нужной рабочей информации занимает слишком много времени? Возможно, это знак, что на предприятии пора внедрять автоматизацию бизнес-процессов. В этом материале мы поделимся опытом и расскажем о том, как успешно перейти с ручного управления на цифровое.
Мы занимаемся производством высокотехнологичной спортивной одежды, сотрудничаем с известными командами и крупными предприятиями, которые развивают корпоративный спорт. Сфера достаточно узкая и очень требовательная к качеству, а потому любой прокол, допущенный брак, срыв сроков грозят денежными и репутационными потерями. Разумеется, с самого запуска собственного швейного цеха мы старались держать все под контролем и минимизировать вероятность ошибок. Однако с расширением штата и ростом числа заказов стало очевидно: в ручном режиме уследить за всем невозможно. После нескольких промахов – то менеджер не передал заказ в производство, то забыли поменять фамилию игрока на футболке, то перепутали цвета, – которые обошлись в кругленькие суммы, мы приняли решение автоматизировать и оптимизировать рабочие процессы. Вот те шаги, которые помогли нам приблизиться к цели.
Для начала нужно понять – а что мы хотим изменить с помощью автоматизации? Что улучшить? От каких проблем избавиться? Ведь чтобы найти решение, нужно сначала четко сформулировать задачу. В нашем случае мы ставили перед собой несколько целей, которые, я уверен, актуальны для многих:
Совет. Если вам близки хотя бы три цели из списка выше, есть повод задуматься об отказе от ручного управления. Чем раньше вы начнете процесс, тем меньше усилий придется приложить, чтобы преодолеть сопротивление сотрудников (а людей всегда пугают нововведения), тем проще будет переход и успешнее результат.
На рынке сегодня есть множество решений для автоматизации бизнеса. Например, для отдела продаж мы практически сразу стали использовать CRM-систему. Однако нам также был нужен инструмент для оцифровки производства, который можно было бы интегрировать с CRM. К сожалению, готовый продукт под наши запросы мы не нашли, а потому начали писать собственную ERP-систему.
Однако у каждой компании – своя ситуация. Возможно, под ваши потребности отыщется уже работающая платформа. Или же вы сможете взять ее за основу, внеся лишь небольшие изменения. Это проще и быстрее, чем создавать что-то с нуля. В любом случае, познакомиться с существующими примерами, посмотреть, как в них решены те или иные задачи, очень полезно, и не только на начальном этапе. Например, недавно мы оцифровали склад, предварительно изучив программы по ведению складского учета.
Советы. Изучите инструменты, которые уже есть на рынке, познакомьтесь с опытом других компаний.
Скорее всего, вам понадобится помощь профи. Постарайтесь найти программиста-единомышленника, который разделяет ваши идеи и ценности. Он может не разбираться в тонкостях бизнеса, но ему должно быть интересно его оптимизировать. Скажем, наш программист не знал тонкостей швейного производства, но именно он, оценив имеющиеся решения, предложил не искать компромисс, а делать свою программу.
Полноценной стратегии создания ERP у нас не было. Была лишь общая идея о соединении клиентского сервиса и производства, чтобы можно было в одном поле видеть работу всех отделов и в любой момент быстро и точно получать необходимую информацию. Поэтому начали мы с самых общих блоков: клиентский сервис (подобие CRM) плюс цех, куда переходят согласованные заказы. Нам нужна была основа, куда бы через различные каналы поступала рабочая информация, где она могла бы скапливаться и откуда ее можно было бы в любой момент извлечь.
Быстро стало понятно, что крупные блоки нужно разбивать на отдельные этапы и конкретные действия. Так в производстве выделили дизайн и собственно производство продукции, а затем и более мелкие операции внутри них: разработку макета, подготовку к печати, раскрой, пошив, комплектовку и т.д. Поскольку изначально единой стратегии не было, случалось, что мы что-то добавляли и думали: «Эх, нужно же было вчера прописать то и предусмотреть вот это, тогда сегодня было бы проще подтянуть вот ту информацию». Иногда программисту приходилось возвращаться назад и переписывать код, чтобы какие-то данные стали доступны в следующем шаге, необходимость которого мы только что осознали.
Кто-то скажет, что надо было заранее продумать все как следует. Но есть ли у вас сотрудники, у которых достаточно времени и квалификации, чтобы сесть и расписать алгоритмы на тысячу шагов вперед? А профессиональная команда разработчиков – это деньги, которых у стартапа всегда не хватает. Определив общий план и сделав первый шаг, мы добились главного: запустили автоматизацию и получили первые результаты.
Совет. Пытаясь учесть все нюансы, можно надолго застрять на этапе подготовки. Перфекционизм – это неплохо, но лучше стартовать, не до конца представляя себе будущий путь, чем не стартовать вообще.
ERP-система живет и развивается вместе с компанией. Мы становимся более технологичными, у нас растет количество сотрудников, изменяется их функционал. Если раньше один дизайнер занимался всем: рисовал макет, делал раскладку деталей на ткани, готовил процесс печати, – то в системе можно было обойтись общим этапом «дизайн». Сейчас в этих операциях заняты разные люди, и все они учтены в программе. В отделе продаж когда-то были просто менеджеры, которые вели клиента с первого звонка и до победы, а сейчас у нас есть классификатор, который принимает заявки и распределяет их между менеджерами, продажники, офис-менеджеры, руководитель отдела. Каждому из них мы сделали свой доступ к необходимому объему информации, чтобы лишние данные не отвлекали от работы.
Из последних добавлений самое важное – мы, наконец-то, завели в систему наш склад. Это объемная, но необходимая работа: теперь уже на стадии формирования заказа система «видит», хватит ли для него имеющейся ткани, и заранее формирует предложения по закупке.
Любой сотрудник, если он нашел ошибку, придумал, как улучшить систему, или понял, что ему в ней чего-то не хватает, может предложить изменения. Инициатор составляет первоначальное техзадание, дальше мы его обсуждаем – смотрим, не дублирует ли оно уже существующую функцию, нет ли у нас в системе чего-то похожего, что можно лишь немного модифицировать, ищем что-то похожее в других программах, чтобы не изобретать велосипед и т.д. Скорректированное ТЗ отправляем в работу.
Советы. Не ждите, что автоматизация однажды «полностью завершится». Пока компания развивается, система будет регулярно требовать апгрейда. И это замечательно.
Позвольте всем сотрудникам вносить предложения по автоматизации, поскольку на местах лучше видно, чего не хватает и что работает неэффективно.
Разграничьте уровни доступа, чтобы люди видели только ту информацию, которая им реально нужна для работы.
Однажды может наступить момент, когда система потребует не дополнений, а полноценной модернизации. Из-за того, что мы несколько лет «допиливали» систему на ходу, она обросла отдельными блоками, которые не всегда эффективно работали друг с другом. Поэтому мы решили, не меняя сути, привести все это в порядок: оптимизировать архитектуру, убрать дублирующие моменты, обновить интерфейс, чтобы он стал более удобным и интуитивно понятным, заложить возможности для дальнейшего развития программы.
Наш программист уже показал демо-версию обновленной ERP – она занимает меньше места, работает точнее и оперативнее. Уверен, что с ней нам будет проще решать самые сложные задачи – например, мы хотим максимально автоматизировать расчет сроков работ, в том числе, в тех случаях, когда внезапно появляется срочный заказ.
Совет. Если вы чувствуете, что возможности существующей системы уже исчерпаны, создавайте вариант 2.0 с учетом всего наработанного опыта. Необходимость привыкать к изменениям в интерфейсе и функционале должна искупаться удобством и качеством работы в новой версии.
Игра стоит свеч
Скажу честно, создание и отлаживание собственной ERP-системы – процесс непростой. Но без нее мы бы не смогли достигнуть тех результатов, которые имеем сегодня: увеличение скорости выполнения заказов, уменьшение брака и числа возвратов за счет системы контроля качества, высокомотивированный персонал с четким пониманием своих задач и т.д. – все то, что мы прописывали в своих целях. Причем первые результаты появились почти сразу же после старта программы автоматизации.
На начальном этапе из-за ошибок, допущенных при ручном управлении, мы потеряли более 2 млн рублей. После внедрения ERP чувствительных промахов у нас не было, а доходы – за счет повышения производительности и качества, роста числа клиентов – заметно выросли. Сама же разработка и запуск первоначальной версии обошлась нам в сумму, примерно равную полугодовой подписке на пользование amoCRM.
Этот материал опубликован на платформе бизнес-сообщества Forbes Экспертиза
Мы занимаемся производством высокотехнологичной спортивной одежды, сотрудничаем с известными командами и крупными предприятиями, которые развивают корпоративный спорт. Сфера достаточно узкая и очень требовательная к качеству, а потому любой прокол, допущенный брак, срыв сроков грозят денежными и репутационными потерями. Разумеется, с самого запуска собственного швейного цеха мы старались держать все под контролем и минимизировать вероятность ошибок. Однако с расширением штата и ростом числа заказов стало очевидно: в ручном режиме уследить за всем невозможно. После нескольких промахов – то менеджер не передал заказ в производство, то забыли поменять фамилию игрока на футболке, то перепутали цвета, – которые обошлись в кругленькие суммы, мы приняли решение автоматизировать и оптимизировать рабочие процессы. Вот те шаги, которые помогли нам приблизиться к цели.
Выявление проблем
Для начала нужно понять – а что мы хотим изменить с помощью автоматизации? Что улучшить? От каких проблем избавиться? Ведь чтобы найти решение, нужно сначала четко сформулировать задачу. В нашем случае мы ставили перед собой несколько целей, которые, я уверен, актуальны для многих:
- минимизировать производственные ошибки и снизить количество брака;
- увеличить скорость выполнения заказов;
- облегчить выявление слабых мест;
- исключить возможность воровства;
- оптимизировать число сотрудников и предотвратить неоправданное раздувание штата;
- добиться четкого распределения задач и понимания каждым ответственности за свой участок работы;
- выстроить систему мотивации персонала;
- упростить средне- и долгосрочное планирование;
- сделать необходимую для работы информацию максимально доступной.
Совет. Если вам близки хотя бы три цели из списка выше, есть повод задуматься об отказе от ручного управления. Чем раньше вы начнете процесс, тем меньше усилий придется приложить, чтобы преодолеть сопротивление сотрудников (а людей всегда пугают нововведения), тем проще будет переход и успешнее результат.
Оценка существующих инструментов
На рынке сегодня есть множество решений для автоматизации бизнеса. Например, для отдела продаж мы практически сразу стали использовать CRM-систему. Однако нам также был нужен инструмент для оцифровки производства, который можно было бы интегрировать с CRM. К сожалению, готовый продукт под наши запросы мы не нашли, а потому начали писать собственную ERP-систему.
Однако у каждой компании – своя ситуация. Возможно, под ваши потребности отыщется уже работающая платформа. Или же вы сможете взять ее за основу, внеся лишь небольшие изменения. Это проще и быстрее, чем создавать что-то с нуля. В любом случае, познакомиться с существующими примерами, посмотреть, как в них решены те или иные задачи, очень полезно, и не только на начальном этапе. Например, недавно мы оцифровали склад, предварительно изучив программы по ведению складского учета.
Советы. Изучите инструменты, которые уже есть на рынке, познакомьтесь с опытом других компаний.
Скорее всего, вам понадобится помощь профи. Постарайтесь найти программиста-единомышленника, который разделяет ваши идеи и ценности. Он может не разбираться в тонкостях бизнеса, но ему должно быть интересно его оптимизировать. Скажем, наш программист не знал тонкостей швейного производства, но именно он, оценив имеющиеся решения, предложил не искать компромисс, а делать свою программу.
Первый шаг
Полноценной стратегии создания ERP у нас не было. Была лишь общая идея о соединении клиентского сервиса и производства, чтобы можно было в одном поле видеть работу всех отделов и в любой момент быстро и точно получать необходимую информацию. Поэтому начали мы с самых общих блоков: клиентский сервис (подобие CRM) плюс цех, куда переходят согласованные заказы. Нам нужна была основа, куда бы через различные каналы поступала рабочая информация, где она могла бы скапливаться и откуда ее можно было бы в любой момент извлечь.
Быстро стало понятно, что крупные блоки нужно разбивать на отдельные этапы и конкретные действия. Так в производстве выделили дизайн и собственно производство продукции, а затем и более мелкие операции внутри них: разработку макета, подготовку к печати, раскрой, пошив, комплектовку и т.д. Поскольку изначально единой стратегии не было, случалось, что мы что-то добавляли и думали: «Эх, нужно же было вчера прописать то и предусмотреть вот это, тогда сегодня было бы проще подтянуть вот ту информацию». Иногда программисту приходилось возвращаться назад и переписывать код, чтобы какие-то данные стали доступны в следующем шаге, необходимость которого мы только что осознали.
Кто-то скажет, что надо было заранее продумать все как следует. Но есть ли у вас сотрудники, у которых достаточно времени и квалификации, чтобы сесть и расписать алгоритмы на тысячу шагов вперед? А профессиональная команда разработчиков – это деньги, которых у стартапа всегда не хватает. Определив общий план и сделав первый шаг, мы добились главного: запустили автоматизацию и получили первые результаты.
Совет. Пытаясь учесть все нюансы, можно надолго застрять на этапе подготовки. Перфекционизм – это неплохо, но лучше стартовать, не до конца представляя себе будущий путь, чем не стартовать вообще.
Развитие и совершенствование
ERP-система живет и развивается вместе с компанией. Мы становимся более технологичными, у нас растет количество сотрудников, изменяется их функционал. Если раньше один дизайнер занимался всем: рисовал макет, делал раскладку деталей на ткани, готовил процесс печати, – то в системе можно было обойтись общим этапом «дизайн». Сейчас в этих операциях заняты разные люди, и все они учтены в программе. В отделе продаж когда-то были просто менеджеры, которые вели клиента с первого звонка и до победы, а сейчас у нас есть классификатор, который принимает заявки и распределяет их между менеджерами, продажники, офис-менеджеры, руководитель отдела. Каждому из них мы сделали свой доступ к необходимому объему информации, чтобы лишние данные не отвлекали от работы.
Из последних добавлений самое важное – мы, наконец-то, завели в систему наш склад. Это объемная, но необходимая работа: теперь уже на стадии формирования заказа система «видит», хватит ли для него имеющейся ткани, и заранее формирует предложения по закупке.
Любой сотрудник, если он нашел ошибку, придумал, как улучшить систему, или понял, что ему в ней чего-то не хватает, может предложить изменения. Инициатор составляет первоначальное техзадание, дальше мы его обсуждаем – смотрим, не дублирует ли оно уже существующую функцию, нет ли у нас в системе чего-то похожего, что можно лишь немного модифицировать, ищем что-то похожее в других программах, чтобы не изобретать велосипед и т.д. Скорректированное ТЗ отправляем в работу.
Советы. Не ждите, что автоматизация однажды «полностью завершится». Пока компания развивается, система будет регулярно требовать апгрейда. И это замечательно.
Позвольте всем сотрудникам вносить предложения по автоматизации, поскольку на местах лучше видно, чего не хватает и что работает неэффективно.
Разграничьте уровни доступа, чтобы люди видели только ту информацию, которая им реально нужна для работы.
Выход на новый уровень
Однажды может наступить момент, когда система потребует не дополнений, а полноценной модернизации. Из-за того, что мы несколько лет «допиливали» систему на ходу, она обросла отдельными блоками, которые не всегда эффективно работали друг с другом. Поэтому мы решили, не меняя сути, привести все это в порядок: оптимизировать архитектуру, убрать дублирующие моменты, обновить интерфейс, чтобы он стал более удобным и интуитивно понятным, заложить возможности для дальнейшего развития программы.
Наш программист уже показал демо-версию обновленной ERP – она занимает меньше места, работает точнее и оперативнее. Уверен, что с ней нам будет проще решать самые сложные задачи – например, мы хотим максимально автоматизировать расчет сроков работ, в том числе, в тех случаях, когда внезапно появляется срочный заказ.
Совет. Если вы чувствуете, что возможности существующей системы уже исчерпаны, создавайте вариант 2.0 с учетом всего наработанного опыта. Необходимость привыкать к изменениям в интерфейсе и функционале должна искупаться удобством и качеством работы в новой версии.
Игра стоит свеч
Скажу честно, создание и отлаживание собственной ERP-системы – процесс непростой. Но без нее мы бы не смогли достигнуть тех результатов, которые имеем сегодня: увеличение скорости выполнения заказов, уменьшение брака и числа возвратов за счет системы контроля качества, высокомотивированный персонал с четким пониманием своих задач и т.д. – все то, что мы прописывали в своих целях. Причем первые результаты появились почти сразу же после старта программы автоматизации.
На начальном этапе из-за ошибок, допущенных при ручном управлении, мы потеряли более 2 млн рублей. После внедрения ERP чувствительных промахов у нас не было, а доходы – за счет повышения производительности и качества, роста числа клиентов – заметно выросли. Сама же разработка и запуск первоначальной версии обошлась нам в сумму, примерно равную полугодовой подписке на пользование amoCRM.
