В цифровую эпоху электронная почта неизменно остается основой делового общения. Сегодня число ее активных пользователей превышает 4,1 млрд, и, по прогнозам, к 2025 году эта цифра вырастет до 4,6 млрд. Это обусловлено не только технологической доступностью, но и фундаментальной ролью почты как в деловом, так и в личном общении. С каждым днем в мире растет количество киберугроз, однако электронная почта, сочетая в себе проверенные временем принципы надежности и современный функционал, по-прежнему остается надежным средством коммуникации благодаря возможности использовать встроенную защиту, фильтровать спам и архивировать важные письма.

Место почты в цифровом суверенитете

Электронная почта — это еще и средство укрепления цифрового суверенитета. Государства стремятся контролировать инфопотоки, а системы связи, в частности почтовые сервисы, становятся не просто способом обмена данными, а важнейшим элементом обеспечения безопасности и независимости IT-инфраструктуры. Контроль над ними позволит сохранить данные от утечки, обеспечит прозрачность коммуникации и в итоге укрепит доверие пользователей.

Многие, задумываясь о почтовой миграции компании, беспокоятся о том, что интерфейс и функционал изменятся, что может вызвать стресс и сопротивление у сотрудников. В реальности это не так, поскольку весомая часть проблем решается в ходе предварительной подготовки и организационных изменений. Конечно, миграция не обходится без технических сложностей, однако нередко именно страх перед неизвестностью, неуверенность в надежности нового решения и боязнь потерять данные преувеличены.

Практика замены почты

При выборе решения для замены зарубежной почтовой системы важно учитывать практические аспекты. Корпоративная почтовая система — это не только прием и отправка писем, но и календарь с планированием встреч и напоминанием о них, трекер задач, адресная книга, совместимая со службой каталогов, встроенные офисные приложения, а также десктопный, веб- и мобильный клиент. Рекомендуется выбирать продукт от одного разработчика для упрощения и повышения надежности. Изначально нужно выбирать продукт, который включает в себя все функции, которые ранее использовались компанией. Это проще, надежнее и безопаснее, чем «городить Франкенштейна» из приложения с базовыми возможностями и прикрученными к нему сторонними модулями.

Ключевым этапом является анализ текущей почтовой инфраструктуры. Если используются системы на базе IMAP (протокол прикладного уровня для доступа к электронной почте) или Microsoft Exchange, переход может быть быстрым с помощью современной российской платформы, желательно с автоматизацией переноса данных.

Также важно обеспечить безопасность почты, используя защищенные среды для работы с клиентом. Стоимость владения нативными российскими решениями обычно ниже, чем у облачных, и в случае проблем с облаком нативная система позволяет быстро решить возникшие вопросы.

Подготовка к миграции

Миграция может быть и незаметной для конечных пользователей, если переход и перенос почты осуществляется только на серверном уровне, а клиенты — десктопный и мобильные — остаются те же самые. В этом случае можно заранее не оповещать людей, поскольку все изменения произойдут «под капотом». Максимум можно попросить их перенастроить свои почтовые клиенты на другой сервер либо сделать это централизованно.

В качестве полезной, но необязательной опции можно порекомендовать пилотное тестирование новой системы, в котором могут принять участие отдельные подразделения. Это помогает выявить возможные проблемы на ранних стадиях и скорректировать план действий для всей организации. В случае удачного старта проекта сотрудники, первыми попробовавшие работать в новом продукте, могут стать его амбассадорами в компании и делиться с коллегами своим положительным опытом.

Для больших организаций важна параллельная работа старой и новой системы, позволяющая сотрудникам постепенно привыкнуть к изменениям. Кластеризация серверов повышает отказоустойчивость и позволяет оперативно реагировать на сбои, что критически важно при минимизации финансовых потерь.

Вам «шашечки» или ехать?

Отечественные почтовые системы разрабатываются с учетом специфики локального бизнеса и правовых требований, что может обеспечить высокий уровень безопасности и удобства. Стоимость лицензии зачастую ниже, а локальное размещение предполагает оперативное решение проблем без зависимости от удаленных облачных сервисов.

Это еще раз подчеркивает, что российские технологии, включая почтовые решения, адаптированы к местным условиям и требованиям; именно это может позволить им эффективно удовлетворять потребности пользователей.

Исходя из нашей практики, могу сказать, что заказчику нужно не обилие дополнительных функций. Ему нужна надежная платформа для обмена информацией, способная удовлетворить критические потребности и отвечающая требованиям безопасности и национальным стандартам.

А если зарубежные IT-гиганты вернутся?

Слухи о возвращении Microsoft периодически всплывают в деловых кругах, но реальность сегодня выглядит иначе. Невзирая на слухи о возможном возвращении западных сервисов, современные российские почтовые системы уже доказали свою эффективность.

Корпоративная электронная почта работает не только на настольных компьютерах и серверах, но и на мобильных устройствах. В этом сегменте российские разработчики тоже занимают уверенные позиции.