Искусство коммуникации: как культура делового общения влияет на бизнес
Мир движется все быстрее, плотность событий становится выше, жизненный цикл новости — короче. В таких условиях гибкость и способность адаптироваться — необходимые условия для роста бизнеса. Зачастую драйвером успешной трансформации бизнеса становятся быстрые и структурированные коммуникации внутри компании.
Руководители и топ-менеджеры должны быть для своих компаний проводниками трансформации. Обычно именно они первыми узнают о новостях рынка, анализируют их и понимают, что именно необходимо бизнесу, чтобы в новых условиях его рост не замедлился, а, возможно, ускорился. И здесь на первый план выходят коммуникации: чтобы изменения в компании прошли успешно, важно вовремя и четко донести до каждого сотрудника суть будущих изменений. В этот момент необходимо исключить любое недопонимание и вовлечь каждого, даже если речь идет о крупном бизнесе с десятками тысяч сотрудников. Это сложная, но вполне реализуемая задача.
Информация об изменениях не должна поступать сотрудникам по единственному каналу, будь то сообщение или очное собрание. Тезис, если он действительно важен, должен быть доведен до сотрудников в разных форматах не менее трех раз. Все воспринимают информацию по-своему: например, визуалам нужно увидеть текст на экране во время встречи, аудиалам важно, чтобы новости озвучили, а кинестестики хотели бы самостоятельно передвигать стикеры с темами на онлайн-доске. Поэтому внутренний план коммуникаций должен быть гибридным: включать очные и онлайн-встречи, презентации и сообщения, текстовые инструкции, сессии вопросов и ответов.
Необходимо также учитывать перемены в привычках потребления информации, которые произошли за последние годы. Если раньше одним из эффективных каналов коммуникации была электронная почта, то сейчас письма неэффективны. Люди привыкли получать информацию быстрее, чаще и небольшими порциями. Поэтому сейчас я веду только редкие внешние переписки по e-mail, а внутри компании мы общаемся только в мессенджере. Он стал для нас основной площадкой для обмена информацией: здесь публикуются новости, сообщения о предстоящих событиях и встречах.
У всего прогрессивного есть обратная сторона. Согласно исследованию Budu и hh.ru, 18% россиян заявили, что переписка занимает все рабочее время, у 13% участников опроса на общение с коллегами уходит от трех до пяти часов в день, у 21% — один-два часа в день. Сообщения в рабочих чатах практически не дают сотрудникам сконцентрироваться. Исследование, описанное в книге «Метавнимание» Глории Марк, показало, что люди, которых отвлекают во время работы, заметно больше устают и волнуются, у них растет умственная нагрузка и уровень стресса.
Именно поэтому важен структурированный подход к организации рабочих переписок, причем эта структура должна внедряться на уровне компании. Только в этом случае вся рабочая информация об изменениях и о рабочих задачах будет доходить до сотрудников своевременно. У нас, например, оргструктуру компании повторяют «Команды» — вариант цифрового офиса для подразделений компании от совета директоров до отдела маркетинга. Чат по проекту позволяет обсудить статус только с вовлеченными участниками. А в общих каналах можно создавать отдельные треды, чтобы не отвлекать коллег, которых тема не касается. Я также регулярно пользуюсь возможностями ИИ-помощника, он за секунды читает любой длинный тред и сообщает его содержание и принятые решения.
Иногда даже хорошо организованной переписки в мессенджере недостаточно, чтобы донести до коллег нужные мысли и вовлечь их в обсуждение. Здесь на помощь приходят онлайн-доски. Этот инструмент отлично подходит для мозговых штурмов, позволяет обсуждать идеи с командой асинхронно вне встреч и подкреплять их визуалом.
Структурированные рабочие коммуникаций позволяют сотрудникам вовремя узнавать об изменениях в компании, новых задачах и проектах, оперативно обсуждать возникающие вопросы. Все это положительно влияет на атмосферу в командах и помогает избегать стрессов. Но усилия по организации коммуникаций могут остаться безрезультатными, если пространство для рабочих и личных переписок не будет разделено.
На мой взгяд, общение с семьей, друзьями и коллегами в одном цифровом пространстве не только нарушает work/life balance, но и создает риски в области информационной безопасности. Организация не может гарантировать безопасность данных своих сотрудников в WhatsApp или Telegram. Публично доступные мессенджеры стоит оставить для переписок, не содержащих рабочей, конфиденциальной, финансовой информации.
Чаще других с угрозами информационной безопасности сталкиваются компании с удаленным или гибридным режимом работы. Такой формат может повысить продуктивность и конкурентоспособность компаний, но требует большего внимания к защите данных как от руководства, так и со стороны самих сотрудников.
Все больше данных и документов становятся электронными, что повышает риски их потери или кражи. В этом случае кроме репутационных рисков, компаниям грозят штрафы за потерю данных. Совсем недавно Госдума приняла во втором и третьем чтениях законопроект, согласно которому эти штрафы для юрлиц составят от 5 до 15 млн рублей. В случае повторной утечки компании придется заплатить уже оборотный штраф: от 1% до 3% от ее прошлогоднего оборота.
Поэтому обеспечение высокого уровня кибербезопасности становится важнейшей задачей для компаний, работающих с чувствительными данными пользователей. Эту тенденцию отражает рост числа запросов от наших клиентов на on-premise решения, позволяющие развернуть бизнес-коммуникации на серверах компании. Задача руководителей — регулярно обучать персонал кибергигиене, своевременно уведомлять о новых цифровых угрозах, напоминать об обновлении программного обеспечения. Необходимо организовать системную работу, и здесь коммуникации снова выходят на первый план.
В цифровом мире нельзя недооценивать роль коммуникаций. Неправильный подход к ним может стать причиной выгорания сотрудников, потери их лояльности и утечки важных корпоративных данных. Построение прозрачных коммуникаций в компании — непростая работа, но она точно отразится на эффективности всего бизнеса.
Вот несколько способов сделать коммуникацию результативнее:
● диверсифицируйте источники коммуникаций: один раз сказать — недостаточно;
● организуйте рабочее общение в мессенджере с помощью цифровых командных пространств, каналов и тредов;
● используйте онлайн-доски, чтобы структурировать идеи и вовлекать коллег в их обсуждение;
● общайтесь по работе в отдельном цифровом пространстве — не смешивайте рабочие коммуникации с личными.
И бонус — несколько советов по сокращению коммуникаций, которыми стоит поделиться со всеми сотрудниками:
● не назначайте встречу, если можете обойтись сообщением;
● не задавайте вопрос, если можете самостоятельно найти информацию;
● не приглашайте человека на онлайн-встречу, если он только должен быть в курсе проекта, но не вносит свой вклад. Такому коллеге достаточно будет прочитать саммари встречи, а сегодня его умеет составлять искусственный интеллект.
Этот материал опубликован на платформе бизнес-сообщества Forbes Экспертиза
Руководители и топ-менеджеры должны быть для своих компаний проводниками трансформации. Обычно именно они первыми узнают о новостях рынка, анализируют их и понимают, что именно необходимо бизнесу, чтобы в новых условиях его рост не замедлился, а, возможно, ускорился. И здесь на первый план выходят коммуникации: чтобы изменения в компании прошли успешно, важно вовремя и четко донести до каждого сотрудника суть будущих изменений. В этот момент необходимо исключить любое недопонимание и вовлечь каждого, даже если речь идет о крупном бизнесе с десятками тысяч сотрудников. Это сложная, но вполне реализуемая задача.
Как сообщить команде об изменениях
Информация об изменениях не должна поступать сотрудникам по единственному каналу, будь то сообщение или очное собрание. Тезис, если он действительно важен, должен быть доведен до сотрудников в разных форматах не менее трех раз. Все воспринимают информацию по-своему: например, визуалам нужно увидеть текст на экране во время встречи, аудиалам важно, чтобы новости озвучили, а кинестестики хотели бы самостоятельно передвигать стикеры с темами на онлайн-доске. Поэтому внутренний план коммуникаций должен быть гибридным: включать очные и онлайн-встречи, презентации и сообщения, текстовые инструкции, сессии вопросов и ответов.
Необходимо также учитывать перемены в привычках потребления информации, которые произошли за последние годы. Если раньше одним из эффективных каналов коммуникации была электронная почта, то сейчас письма неэффективны. Люди привыкли получать информацию быстрее, чаще и небольшими порциями. Поэтому сейчас я веду только редкие внешние переписки по e-mail, а внутри компании мы общаемся только в мессенджере. Он стал для нас основной площадкой для обмена информацией: здесь публикуются новости, сообщения о предстоящих событиях и встречах.
У всего прогрессивного есть обратная сторона. Согласно исследованию Budu и hh.ru, 18% россиян заявили, что переписка занимает все рабочее время, у 13% участников опроса на общение с коллегами уходит от трех до пяти часов в день, у 21% — один-два часа в день. Сообщения в рабочих чатах практически не дают сотрудникам сконцентрироваться. Исследование, описанное в книге «Метавнимание» Глории Марк, показало, что люди, которых отвлекают во время работы, заметно больше устают и волнуются, у них растет умственная нагрузка и уровень стресса.
Именно поэтому важен структурированный подход к организации рабочих переписок, причем эта структура должна внедряться на уровне компании. Только в этом случае вся рабочая информация об изменениях и о рабочих задачах будет доходить до сотрудников своевременно. У нас, например, оргструктуру компании повторяют «Команды» — вариант цифрового офиса для подразделений компании от совета директоров до отдела маркетинга. Чат по проекту позволяет обсудить статус только с вовлеченными участниками. А в общих каналах можно создавать отдельные треды, чтобы не отвлекать коллег, которых тема не касается. Я также регулярно пользуюсь возможностями ИИ-помощника, он за секунды читает любой длинный тред и сообщает его содержание и принятые решения.
Иногда даже хорошо организованной переписки в мессенджере недостаточно, чтобы донести до коллег нужные мысли и вовлечь их в обсуждение. Здесь на помощь приходят онлайн-доски. Этот инструмент отлично подходит для мозговых штурмов, позволяет обсуждать идеи с командой асинхронно вне встреч и подкреплять их визуалом.
Как совместить свободу обмена информацией и безопасность данных
Структурированные рабочие коммуникаций позволяют сотрудникам вовремя узнавать об изменениях в компании, новых задачах и проектах, оперативно обсуждать возникающие вопросы. Все это положительно влияет на атмосферу в командах и помогает избегать стрессов. Но усилия по организации коммуникаций могут остаться безрезультатными, если пространство для рабочих и личных переписок не будет разделено.
На мой взгяд, общение с семьей, друзьями и коллегами в одном цифровом пространстве не только нарушает work/life balance, но и создает риски в области информационной безопасности. Организация не может гарантировать безопасность данных своих сотрудников в WhatsApp или Telegram. Публично доступные мессенджеры стоит оставить для переписок, не содержащих рабочей, конфиденциальной, финансовой информации.
Чаще других с угрозами информационной безопасности сталкиваются компании с удаленным или гибридным режимом работы. Такой формат может повысить продуктивность и конкурентоспособность компаний, но требует большего внимания к защите данных как от руководства, так и со стороны самих сотрудников.
Все больше данных и документов становятся электронными, что повышает риски их потери или кражи. В этом случае кроме репутационных рисков, компаниям грозят штрафы за потерю данных. Совсем недавно Госдума приняла во втором и третьем чтениях законопроект, согласно которому эти штрафы для юрлиц составят от 5 до 15 млн рублей. В случае повторной утечки компании придется заплатить уже оборотный штраф: от 1% до 3% от ее прошлогоднего оборота.
Поэтому обеспечение высокого уровня кибербезопасности становится важнейшей задачей для компаний, работающих с чувствительными данными пользователей. Эту тенденцию отражает рост числа запросов от наших клиентов на on-premise решения, позволяющие развернуть бизнес-коммуникации на серверах компании. Задача руководителей — регулярно обучать персонал кибергигиене, своевременно уведомлять о новых цифровых угрозах, напоминать об обновлении программного обеспечения. Необходимо организовать системную работу, и здесь коммуникации снова выходят на первый план.
Короткий путь к результату
В цифровом мире нельзя недооценивать роль коммуникаций. Неправильный подход к ним может стать причиной выгорания сотрудников, потери их лояльности и утечки важных корпоративных данных. Построение прозрачных коммуникаций в компании — непростая работа, но она точно отразится на эффективности всего бизнеса.
Вот несколько способов сделать коммуникацию результативнее:
● диверсифицируйте источники коммуникаций: один раз сказать — недостаточно;
● организуйте рабочее общение в мессенджере с помощью цифровых командных пространств, каналов и тредов;
● используйте онлайн-доски, чтобы структурировать идеи и вовлекать коллег в их обсуждение;
● общайтесь по работе в отдельном цифровом пространстве — не смешивайте рабочие коммуникации с личными.
И бонус — несколько советов по сокращению коммуникаций, которыми стоит поделиться со всеми сотрудниками:
● не назначайте встречу, если можете обойтись сообщением;
● не задавайте вопрос, если можете самостоятельно найти информацию;
● не приглашайте человека на онлайн-встречу, если он только должен быть в курсе проекта, но не вносит свой вклад. Такому коллеге достаточно будет прочитать саммари встречи, а сегодня его умеет составлять искусственный интеллект.
