Новый офис: меньше, но эффективнее
Шеринг как новая модель бизнеса и даже образа жизни шагает по стране: совместно используются уже не только автомобили, но и одежда, и недвижимость, и даже просто рабочие места. Теперь гибкость – это норма, форма и карма. Она одинаково нужна для крупного, среднего и малого бизнеса, это основной инструмент оптимизации расходов.
Сократить затраты на рабочие пространства, сделав их более технологичными, помогают сервисные операторы офисов и продвинутые мобильные приложения, через которые удобно бронировать рабочие места. Одно их них – UnSpot – свежая российская разработка Umbrella Group, возглавляемой «сколковцем» Станиславом Мешковым. Впрочем, обо всем этом лучше рассказать по порядку.
Наша компания постоянно растет: каждый год количество сотрудников увеличивается почти на 50%. И передо мной, как арендатором, постоянно стоит вопрос, как сделать так, чтобы места хватило всем, с одной стороны, а с другой, в условиях, когда удаленная работа стала нормой, не платить за лишнюю площадь и технику. У этой задачи есть два решения: одно касается «стен» и срока их аренды, другое – их наполнения, то есть планирования работы. И применить их, как оказалось, надо оба.
Мы ищем новое помещение, и я внимательно изучаю тренды в офисной недвижимости. Что нам говорят ведущие аналитики в этой сфере? Например, международная консалтинговая компания Knight Frank провела исследование в конце 2020 года, то есть уже после пандемии и локдаунов, опросив 400 компаний. Четверть из них хотят переехать в новый офис, а почти 40% опрошенных точно сделают это в течение ближайших трех лет.
Но переезжать они хотят не просто в помещение поменьше, а в помещение с большей функциональностью и гибким графиком аренды – в сервисный офис. Cushman & Wakefield выяснила, что сервисный офис ищет каждая пятая компания. Между тем на рынке в России далеко не всем известно, что это вообще такое – сервисные офисы. Мне то и дело попадаются тексты в СМИ, где их путают с коворкингами. Гибкость по срокам аренды и количеству арендуемых рабочих мест – отличительная черта обоих, но коворкинг – это общедоступное помещение, где вы находитесь вместе с другими арендаторами, а сервисные офисы – это полностью изолированные рабочие пространства, созданные в короткие сроки сервисными операторами специально под вашу компанию и ваше техническое задание.
От всего объема офисной недвижимости сервисные офисы составляют сейчас лишь 2%, но интерес к ним среди тех, кто знает, что это такое, по данным той же Cushman & Wakefield, превышает предложение в десять раз. Важно, что арендаторы ищут еще и возможность отвести больше места под командную работу, и эти пространства для встреч, переговоров, «мозговых штурмов» и обсуждения задач большим количеством участников должны быть так же легко трансформируемы, как и рабочие места. Сами же рабочие места ожидает сокращение – 55% руководителей компаний, по данным Knight Frank, планируют его. Замечу, что сокращение «рабочих мест» в офисе означает не сокращение кадров, а оптимизацию использования каждого рабочего места. К этому объективно привел новый смешанный формат работы online – offline, который после пандемии воспринимается уже как совершенно естественный. Это у нас. В Европе же им пользовались еще до коронавирусного, 2020, года: гибкие офисы уже тогда занимали четверть офисного рынка.
Но мало пересмотреть идею классического офиса в инженерном смысле – заложить все коммуникации в новом офисе так, чтобы планировку можно было менять под текущие задачи, – нужно еще и продумать, когда и сколько человек будет находиться в офисе каждый день, как столы, компьютеры и диваны будут распределены между ними. Современные IT-решения позволяют бронировать рабочие места, переговорные, конференц-залы через приложения в два клика. Так сделана, например, финская DeskMe – система резервирования нужных помещений на 3D-карте офиса.
Поискав поближе, я обнаружила, что и Россия в вопросах диджитализации офисных пространств не отстает от мировых трендов, есть у нас собственные разработки, не только не уступающие западным аналогам, но стоящие гораздо дешевле. Например, приложение UnSpot от Umbrella Group, позволяющее экономить на аренде помещения до 50%. Правда, сначала офису надо будет пройти «диспансеризацию», понаблюдаться у «специалистов» и получить анамнез: система сама соберет статистику посещаемости и офиса в целом, и отдельных его частей. Приложение покажет, какие зоны в офисе работники используют чаще всего, а какие – пустуют большую часть времени.
Не секрет, что не все довольны тем, где расположено их рабочее место: на проходе или в углу, у окна, у двери или рядом с МФУ, где все время кто-то что-то печатает, и т.д. Значит, рабочие места нужно использовать по очереди, максимально плотно и рационально. Кроме того, кто-то находится в офисе каждый день, а кто-то приходит лишь изредка. Так, например, работает наша компания. Значит, по итогам пилотного анализа данных можно будет решить, где и какая часть столов закрепляется за конкретными сотрудниками навсегда, а какая будет доступна для бронирования. Кстати, и по новым санитарным нормам будет удобнее заранее рассадить в конкретные часы всех так, чтобы люди находились на безопасной дистанции друг от друга – эта норма, видимо, пришла в нашу жизнь навсегда.
Выгоду может подсчитать любой школьник. По современным нормам рабочее пространство одного сотрудника составляет примерно 6 «квадратов», средняя (очень средняя) арендная ставка в Москве за последние два года равна примерно 1500 рублям за квадратный метр в месяц. То есть это 9000 рублей в месяц. Представим, что сотрудник заболел, неделю его нет и рабочее место простаивает – платить-то за него все равно надо, даже если в это время он не тратит электроэнергию, не пьет воду и т.д. А теперь умножьте эти показатели на число своих сотрудников, нерегулярно работающих в офисе. А на число совсем не работающих? Десятки-сотни тысяч убытков, «платы за воздух»...
В UnSpot пошли на хитрость: два месяца пользование приложением не стоит ничего – за это время собирается необходимая статистика (сколько реально компании нужно рабочих столов и где), а ваши сотрудники «подсаживаются» на удобный сервис.
Для этого карта вашего офиса – со всеми комнатами и переговорными – оцифровывается, а дальше приложение UnSpot Hot Desking показывает, какие места свободны для бронирования в конкретное время.
Столы можно удалять, добавлять и двигать, а затем сотрудники смогут бронировать за ними себе рабочие места как с телефона на iOS или Android, так и на компьютере из любого браузера. Компания обещает даже установить в офисе тачскрин-панель, на которую также выводится карта помещения: так вы забронируете себе удобное время и место, просто проходя мимо нее по коридору.
Кроме прямой экономии на аренде помещения, на мой взгляд, это принесет еще и бонусы, которые трудно измерить в деньгах, но от наличия которых в любой компании многое зависит. Во-первых, это упрощает коммуникацию: достаточно посмотреть на карту, и ты видишь, где сегодня работает нужный тебе сотрудник, а не звонишь ему или ходишь-ищешь. Во-вторых, в офис будут приходить ради дела, которое ограничено временем бронирования, а не просто ради присутствия на работе. В-третьих, так удобнее пересобирать команды под новые проекты: сотрудник может заранее забронировать место рядом с тем человеком, с кем ему надо именно сейчас поработать – так гораздо эффективнее. Ну и в-четвертых, столы, переходящие от работника к работнику, не захламляются личными вещами и семейными портретами, их просто проще убирать, да и офис выглядит в целом более аккуратным. Если вы работаете с женским коллективом, последнее очень актуально. Всем сестрам будет по серьгам. Но по очереди.
Этот материал опубликован на платформе бизнес-сообщества Forbes Экспертиза
Сократить затраты на рабочие пространства, сделав их более технологичными, помогают сервисные операторы офисов и продвинутые мобильные приложения, через которые удобно бронировать рабочие места. Одно их них – UnSpot – свежая российская разработка Umbrella Group, возглавляемой «сколковцем» Станиславом Мешковым. Впрочем, обо всем этом лучше рассказать по порядку.
Наша компания постоянно растет: каждый год количество сотрудников увеличивается почти на 50%. И передо мной, как арендатором, постоянно стоит вопрос, как сделать так, чтобы места хватило всем, с одной стороны, а с другой, в условиях, когда удаленная работа стала нормой, не платить за лишнюю площадь и технику. У этой задачи есть два решения: одно касается «стен» и срока их аренды, другое – их наполнения, то есть планирования работы. И применить их, как оказалось, надо оба.
Мы ищем новое помещение, и я внимательно изучаю тренды в офисной недвижимости. Что нам говорят ведущие аналитики в этой сфере? Например, международная консалтинговая компания Knight Frank провела исследование в конце 2020 года, то есть уже после пандемии и локдаунов, опросив 400 компаний. Четверть из них хотят переехать в новый офис, а почти 40% опрошенных точно сделают это в течение ближайших трех лет.
Но переезжать они хотят не просто в помещение поменьше, а в помещение с большей функциональностью и гибким графиком аренды – в сервисный офис. Cushman & Wakefield выяснила, что сервисный офис ищет каждая пятая компания. Между тем на рынке в России далеко не всем известно, что это вообще такое – сервисные офисы. Мне то и дело попадаются тексты в СМИ, где их путают с коворкингами. Гибкость по срокам аренды и количеству арендуемых рабочих мест – отличительная черта обоих, но коворкинг – это общедоступное помещение, где вы находитесь вместе с другими арендаторами, а сервисные офисы – это полностью изолированные рабочие пространства, созданные в короткие сроки сервисными операторами специально под вашу компанию и ваше техническое задание.
От всего объема офисной недвижимости сервисные офисы составляют сейчас лишь 2%, но интерес к ним среди тех, кто знает, что это такое, по данным той же Cushman & Wakefield, превышает предложение в десять раз. Важно, что арендаторы ищут еще и возможность отвести больше места под командную работу, и эти пространства для встреч, переговоров, «мозговых штурмов» и обсуждения задач большим количеством участников должны быть так же легко трансформируемы, как и рабочие места. Сами же рабочие места ожидает сокращение – 55% руководителей компаний, по данным Knight Frank, планируют его. Замечу, что сокращение «рабочих мест» в офисе означает не сокращение кадров, а оптимизацию использования каждого рабочего места. К этому объективно привел новый смешанный формат работы online – offline, который после пандемии воспринимается уже как совершенно естественный. Это у нас. В Европе же им пользовались еще до коронавирусного, 2020, года: гибкие офисы уже тогда занимали четверть офисного рынка.
Но мало пересмотреть идею классического офиса в инженерном смысле – заложить все коммуникации в новом офисе так, чтобы планировку можно было менять под текущие задачи, – нужно еще и продумать, когда и сколько человек будет находиться в офисе каждый день, как столы, компьютеры и диваны будут распределены между ними. Современные IT-решения позволяют бронировать рабочие места, переговорные, конференц-залы через приложения в два клика. Так сделана, например, финская DeskMe – система резервирования нужных помещений на 3D-карте офиса.
Поискав поближе, я обнаружила, что и Россия в вопросах диджитализации офисных пространств не отстает от мировых трендов, есть у нас собственные разработки, не только не уступающие западным аналогам, но стоящие гораздо дешевле. Например, приложение UnSpot от Umbrella Group, позволяющее экономить на аренде помещения до 50%. Правда, сначала офису надо будет пройти «диспансеризацию», понаблюдаться у «специалистов» и получить анамнез: система сама соберет статистику посещаемости и офиса в целом, и отдельных его частей. Приложение покажет, какие зоны в офисе работники используют чаще всего, а какие – пустуют большую часть времени.
Не секрет, что не все довольны тем, где расположено их рабочее место: на проходе или в углу, у окна, у двери или рядом с МФУ, где все время кто-то что-то печатает, и т.д. Значит, рабочие места нужно использовать по очереди, максимально плотно и рационально. Кроме того, кто-то находится в офисе каждый день, а кто-то приходит лишь изредка. Так, например, работает наша компания. Значит, по итогам пилотного анализа данных можно будет решить, где и какая часть столов закрепляется за конкретными сотрудниками навсегда, а какая будет доступна для бронирования. Кстати, и по новым санитарным нормам будет удобнее заранее рассадить в конкретные часы всех так, чтобы люди находились на безопасной дистанции друг от друга – эта норма, видимо, пришла в нашу жизнь навсегда.
Выгоду может подсчитать любой школьник. По современным нормам рабочее пространство одного сотрудника составляет примерно 6 «квадратов», средняя (очень средняя) арендная ставка в Москве за последние два года равна примерно 1500 рублям за квадратный метр в месяц. То есть это 9000 рублей в месяц. Представим, что сотрудник заболел, неделю его нет и рабочее место простаивает – платить-то за него все равно надо, даже если в это время он не тратит электроэнергию, не пьет воду и т.д. А теперь умножьте эти показатели на число своих сотрудников, нерегулярно работающих в офисе. А на число совсем не работающих? Десятки-сотни тысяч убытков, «платы за воздух»...
В UnSpot пошли на хитрость: два месяца пользование приложением не стоит ничего – за это время собирается необходимая статистика (сколько реально компании нужно рабочих столов и где), а ваши сотрудники «подсаживаются» на удобный сервис.
Для этого карта вашего офиса – со всеми комнатами и переговорными – оцифровывается, а дальше приложение UnSpot Hot Desking показывает, какие места свободны для бронирования в конкретное время.
Столы можно удалять, добавлять и двигать, а затем сотрудники смогут бронировать за ними себе рабочие места как с телефона на iOS или Android, так и на компьютере из любого браузера. Компания обещает даже установить в офисе тачскрин-панель, на которую также выводится карта помещения: так вы забронируете себе удобное время и место, просто проходя мимо нее по коридору.
Кроме прямой экономии на аренде помещения, на мой взгляд, это принесет еще и бонусы, которые трудно измерить в деньгах, но от наличия которых в любой компании многое зависит. Во-первых, это упрощает коммуникацию: достаточно посмотреть на карту, и ты видишь, где сегодня работает нужный тебе сотрудник, а не звонишь ему или ходишь-ищешь. Во-вторых, в офис будут приходить ради дела, которое ограничено временем бронирования, а не просто ради присутствия на работе. В-третьих, так удобнее пересобирать команды под новые проекты: сотрудник может заранее забронировать место рядом с тем человеком, с кем ему надо именно сейчас поработать – так гораздо эффективнее. Ну и в-четвертых, столы, переходящие от работника к работнику, не захламляются личными вещами и семейными портретами, их просто проще убирать, да и офис выглядит в целом более аккуратным. Если вы работаете с женским коллективом, последнее очень актуально. Всем сестрам будет по серьгам. Но по очереди.
