Коронавирус пришел не в гости, а надолго. Это значит, нам, как и многим компаниям, придется пересмотреть организацию своей работы в разных планах – и в офисе, и в виртуальном пространстве, и в техническом обеспечении.

Новый офис: эффективнее, дешевле, технологичнее

Все пять лет наша компания постоянно росла. Начав с коворкинга, доросли до полноценного представительского офиса, в котором при необходимости могут разместиться все сотрудники, хотя мы и практиковали удаленную работу еще до того, как это стало мейнстримом. Но весна 2020 года внесла свои коррективы: на дистанционку ушли почти все, оценив возможности такого формата. А осенью столичные власти настояли на частичной работе из дома 30% коллектива. Соблюдение этого норматива у нас уже проверяли.

Что означают такие вводные для меня как арендатора офисной недвижимости? Что надо экономить на аренде – снимать офис, который можно трансформировать под задачи момента. Если компания небольшая, до 20 человек, то арендовать рабочие места в коворкинге. Когда-то и я арендовала коворкинг для общих планерок, это было удобно. Но сегодня я вижу в этом формате как плюсы, так и минусы. Безусловный плюс для маленькой компании или стартапа – отсутствие долгосрочных обязательств перед арендодателем, тем более что после пандемии коворкинги сократили сроки аренды рабочих мест до 1 дня, теперь даже можно «отложить» арендованные дни, внеся предоплату. Не нужно думать о затратах на отделку помещения, о покупке оргтехники, о «строительстве» IT-сети, как при классической аренде помещения. В коворкинг можно въехать за день и сразу начать работать.

Но плюсы коворкинга для маленьких компаний или стартапов – это минусы для компаний, где работает больше 20 человек, тем более для растущих. Чем больше компания, тем меньше ее сотрудникам хочется пересекаться с чужими людьми в гардеробной, кухне, зонах отдыха, санузле и, конечно, в виртуальном пространстве: общая IT-структура не гарантирует информационную безопасность.

Бизнес-задача формулируется так: сохранить гибкость в разных опциях, но получить собственное, изолированное и технологичное пространство. А такие возможности сегодня предоставляют только операторы сервисных офисов, например Space 1. Они сдают помещения для средних и крупных компаний от 30 до нескольких сотен сотрудников на срок от 1 года (в классической аренде, напомню, не менее 3 лет).

Все инженерно-технические коммуникации в сервисных офисах заложены под возможные перепланировки: вы можете превратить офис в open space или выделить рабочие кабинеты в нужном количестве. В коворкинге нельзя заказать дизайн и брендирование пространства под свою компанию, в сервисном же офисе это, как и исполнение специфических технических требований заказчика, выполняется в рамках договора, а расходы на такие «капризы» входят в стоимость аренды и заложены в ежемесячные арендные платежи.

Сегодня, например, из-за того, что большая часть команды работает удаленно, а кто-то в офисе, для общих онлайн-собраний нужны большие мониторы и отдельные переговорные. И в коворкинге ваши виртуальные совещания мешали бы другим резидентам, а сервисном офисе каждый сам себе хозяин. В том числе и с точки зрения безопасности: в сервисном офисе каждый арендатор имеет собственную IT-структуру, вход только с помощью бесконтактной специальной системы пропусков – информационная и физическая безопасность здесь стопроцентные. Все обслуживание, включая пополнение расходников (как съедобных, так и нет) и коммунальные услуги, берет на себя оператор.

Если у вас прибавилось сотрудников, как, например, в моей компании, в коворкинге вам придется оплачивать каждое дополнительное место. В сервисном же офисе количество рабочих мест можно бесплатно увеличить на 15–20% – это предусмотрено договором, а заложенные в нем 6–8 квадратных метров на человека позволят переставить мебель или разместить перегородки, как вам удобно.

Оргтехника: сэкономить можно

В какой бы офис в рамках разумной экономии вы ни переехали, вам придется позаботиться об оргтехнике и для «очных», и для удаленных сотрудников. Самый часто используемый предмет в офисе – принтер, хотя теперь, после перевода на удаленку, он понадобился многим и дома. Бумажный документооборот пока еще используют 90% компаний. И постоянный обмен распечатанными на принтере счетами, актами и договорами все еще наша реальность. На принтере, оказывается, тоже можно сэкономить, при этом выиграть и в цветопередаче, и в сроке службы, и в цене на расходники.

Все привыкли, что документы печатают на лазерных принтерах, а струйные в основном применяются для фотопечати. Так было и в моем офисе. Но за последние годы в мире принтеров произошла настоящая революция: принтеры струйные, как для дома, так и для офиса, вырвались вперед. По сравнению со струйными десятилетней давности они сегодня – как смартфоны и кнопочные телефоны. А пандемия еще и сместила фокус с больших коридорных устройств на персональные решения – лучше не толпиться всем офисом у одного МФУ, а иметь на каждом столе собственное.

Как у всякой революции, у этой были предпосылки. Еще недавно расходники для струйников были такими дорогими, что именно торговля ими давала производителям принтеров основную прибыль. Чтобы сэкономить, народные умельцы устанавливали на картриджные принтеры СНПЧ – системы непрерывной подачи чернил. Переделанные принтеры лишались гарантийного обслуживания, «левые» чернила часто протекали из самодельных чернильниц или выводили печатающие головки из строя, но пока «система» работала, печать действительно оказывалась дешевле. А потом компания Epson первой среди производителей вместо картриджей установила в принтер емкости для чернил и кардинально сменила бизнес-модель: принтер стал стоить нормальных денег, расходники подешевели в разы, а объем чернил в принтере увеличился в 10 раз. И как раз две такие обновленные модели я выбрала, что называется, для офиса и «для дома, для семьи». Во время пандемии пачки документов приходилось печатать на домашнем принтере каждый день.

Дома нужны компактные решения, поэтому я взяла настольный четырехцветный Epson L3150 формата А4. Это МФУ «все-в-одном»: на нем можно печатать как фотографии или цветные презентации (дети обычно вспоминают, что завтра они им понадобятся в школе, накануне вечером), так и обычные страницы текста А4. Чернил, что черных, что цветных, хватит больше чем на 20 пачек бумаги. Принтер очень скоростной, есть встроенный сканер, печатать и сканировать можно по Wi-Fi, даже со смартфона через мобильное приложение.

А для офиса мы купили несколько Epson L6190. У них, кроме всего вышеперечисленного, есть черные пигментные чернила, которые и водой не смоешь, и маркером не размажешь. Это МФУ тоже можно подключить к проводной сети через Ethernet и по Wi-Fi к чему угодно (нет, к холодильнику пока нельзя). Отдельная «фишка» – поддержка автоматической двусторонней печати, это к вопросу об экономии бумаги.

Не менее важно экономить и электричество. По оценкам независимых агентств, струйная техника, за счет отсутствия нагревательных элементов, потребляет на 80% меньше электроэнергии, чем лазерная, и особенно заметна будет ее экономия через пару лет, если поменять весь парк печатающих устройств на струйные. Причем этот парк будет экологичным и по другому параметру: струйные принтеры не выделяют  озон.

Коммуникации: все и сразу

Пандемия продолжается – сделали мы небольшое открытие! – и теперь одним из условий успешной работы компании стали навыки digital-коммуникаций ее сотрудников. Резко выросло использование различных мессенджеров и платформ для видеосвязи. Но у каждого из решений своя специфика. В Zoom удобно проводить видеоконференции, в WhatsApp – переписываться. В Instagram – запускать короткие актуальные бизнес-«сториз», в Messenger Facebook – ввести внутреннюю коммуникацию со всеми сотрудниками, а Skype или Teams чаще всего используют корпоративные клиенты для совещаний, видеособеседований и т.д. И когда все используют разные системы, голова идет кругом: как не упустить какие-то сообщения? Сотрудников еще можно перевести на одну платформу, но клиентам свои условия диктовать не станешь.

Мне помог «бизнес-коммуникатор» Mango Talker. Это комплексное решение облегчает коммуникации как с сотрудниками, так и с клиентами. Допустим, вам надо изменить что-то на своем сайте, но копирайтер и дизайнер пользуются разными мессенджерами. Когда вы все работаете в офисе, можно просто набрать их внутренние телефоны. А когда у вас «дистанция огромного размера»? Можно сделать то же самое, причем откуда угодно (из офиса, из дома): если корпоративный мессенджер – часть офисной АТС, как у Mango Talker, у него есть как мобильная, так и настольная версия, то есть у вас не только дома на компьютере, но и в дороге на смартфоне будут работать все короткие номера офисных телефонов. Записная книжка живет в облаке, загружается оттуда – и все, кто вам нужен, снова в  быстром доступе. Вы можете создать любой чат – групповой или «на двоих», а также воспользоваться другими функциями виртуальной АТС (в данном случае Mango Office) – проводить конференц-коллы и т.д.

Раньше клиенты звонили вам в офис по городскому номеру, а теперь вы работаете дома и беспокоитесь, что они не смогут дозвониться и вас потеряют? Не потеряют. Они будут не только дозваниваться по прежнему номеру, но и смогут посылать вам сообщения в любом мессенджере – Mango Talker работает в мультиканальном режиме, вы можете вести переписку сразу со всеми, контролируя все мессенджеры и соцсети одновременно. Аналогичных по функционалу решений на рынке коммуникаций пока нет. Вы ничего не упустите – система напомнит.

Вместо резюме

В наше неспокойное время выбирайте лишь то, что действительно важно. Классический большой, но пустующий офис, арендованный на несколько лет, можно сдать в субаренду и переехать в высокотехнологичный сервисный офис, обезопасив себя от долгосрочных арендных договоров. Оргтехнику – поменять на более дешевую, но компактную, высокопроизводительную и экологически безопасную. Связь с клиентами поддерживайте в удобном и привычном для всех режиме в мессенджерах.

Впрочем, и в «мирное время» все эти решения тоже пригодится.