Дорого внимание: почему «живой» онбординг приносит наилучшие результаты
Адаптация нового сотрудника, знакомство с корпоративной культурой, интеграция в сложившуюся команду — задачи непростые. Во многих компаниях первые недели новичка — это последовательность автоматизированных шагов: чек-листов, инструкций, онлайн-курсов и т. д. Мы в JTI Россия выбрали другой акцент: технологии помогают структурировать процесс, но ключевая роль остается за живым взаимодействием — вниманием, диалогом и поддержкой. Цифровизация — это не про скорость, а про заботу. Мы называем свой подход onboarding that hugs you — онбординг, который обнимает.
До обновления нашей практики процесс адаптации был неравномерным: отличался от отдела к отделу, не имел единой структуры. Новички отмечали сложность в навигации и нехватку системного знакомства с культурой, бизнесом и ценностями. 37% сотрудников говорили, что им требуется больше трех месяцев для адаптации. Средняя оценка качества онбординга (по пятибалльной шкале) составляла 3,9 у новичков и 3,7 у линейных менеджеров.
Наша HR-команда провела глубинные интервью с новичками и их руководителями. Выяснилось, что, несмотря на сильную корпоративную культуру, путь адаптации был разным для разных функций: кто-то получал плотную поддержку, а кто-то терялся в потоках информации и чатов. Требовалось создать единый, прозрачный и человеко-ориентированный процесс, который:
— объединяет все локации и функции;
— помогает новичку быстрее чувствовать себя частью компании;
— делает роль руководителя и HR в адаптации понятной и поддерживающей.
Система, над которой работала кросс-функциональная команда из HR, IT, производственных и бизнес-подразделений, охватывает весь путь сотрудника — от подписания оффера до конца испытательного срока. Employee Journey Map выглядит так:
1) День 1-й — подписание документов, знакомство с командой и руководителем.
2) 1 месяц — стартовый этап онбординга: погружение в процессы и культуру, знакомство с командой. Постановка целей на испытательный срок происходит в первые недели.
3) 1–2 месяца — участие в Welcome Day.
4) 2–2,5 месяца — глубокое погружение в бизнес и функции.
5) 3 месяца — подведение итогов, опросы, завершение испытательного срока.
Ключевые инструменты и форматы этого пути:
• Цифровой Welcome Guide для новичков и чек-листы для руководителей, а также автоматизированная коммуникация по ключевым этапам выхода на работу и завершению испытательного срока. Все материалы помогают выстроить единый, понятный путь адаптации.
• Welcome Pack — персонализированный набор с фирменными материалами.
• First Day. В московском офисе новый сотрудник выходит в заранее определенный день недели, когда коллеги и руководители встречают новичков по единому расписанию. В программе — приветствие, офис-тур и знакомство за обедом с командой. Такой формат делает процесс прозрачным и теплым, создавая ощущение причастности с самого первого дня.
• Welcome Day — офлайн/онлайн-встреча с топ-менеджерами и представителями ключевых функций. Там новичков знакомят с культурой компании, брендами, ключевыми функциями и возможностями развития. Эксперты объясняют, как устроен бизнес JTI и как разные подразделения работают вместе. Для офисных, региональных и производственных сотрудников предусмотрены разные сценарии.
• «Один день с TDS» — день «в полях» в сопровождении торгового представителя, чтобы офисные сотрудники увидели, как проходит работа с торговыми точками и как устроен реальный рынок.
• Digital-курсы. Интерактивные модули о 150-летней истории JTI, фабриках, ценностях и производственных процессах, включая видеоэкскурсию по фабрике полного цикла «Петро» и глоссарий терминов отрасли.
• Автоматизированные рассылки. Задействованы на всех этапах адаптации — с напоминаниями, ссылками на полезные ресурсы и поддерживающими материалами. «Мы внедрили цифровые рассылки, которые сопровождают каждого участника процесса — от новичка до его руководителя, — рассказывает менеджер по онбордингу JTI Анастасия Белгородская. — Благодаря этому руководители лучше ориентируются в ключевых этапах адаптации и не теряют фокус на человеке. Технологии помогают не заменить общение, а поддерживать его в нужный момент».
Итак, у каждого участника онбординга есть четкий маршрут, но при этом остается место для человеческого внимания — диалога и обратной связи. К слову, оценка удовлетворенности Welcome Day сейчас составляет 4,95 из 5.
За два года мы полностью обновили путь адаптации сотрудников в головном офисе, региональных командах и на большинстве производственных площадок. В результате:
• уровень удовлетворенности онбордингом вырос до 4,8 у сотрудников и до 4,9 у руководителей;
• сократилось время выхода на продуктивность;
• повысилась вовлеченность и осознанность в первых неделях работы.
Когда первые недели в компании запоминаются новичку вниманием к нему лично и структурностью (следовательно, прозрачностью) адаптации, то это задает тон всей карьере человека. Мы стремились создать не «еще один» процесс, а конструктивный опыт. Такой онбординг — наш способ оставаться человечными в мире, где все можно автоматизировать, кроме отношений.
Этот материал опубликован на платформе бизнес-сообщества Forbes Экспертиза
Узнать болевые точки
До обновления нашей практики процесс адаптации был неравномерным: отличался от отдела к отделу, не имел единой структуры. Новички отмечали сложность в навигации и нехватку системного знакомства с культурой, бизнесом и ценностями. 37% сотрудников говорили, что им требуется больше трех месяцев для адаптации. Средняя оценка качества онбординга (по пятибалльной шкале) составляла 3,9 у новичков и 3,7 у линейных менеджеров.
Наша HR-команда провела глубинные интервью с новичками и их руководителями. Выяснилось, что, несмотря на сильную корпоративную культуру, путь адаптации был разным для разных функций: кто-то получал плотную поддержку, а кто-то терялся в потоках информации и чатов. Требовалось создать единый, прозрачный и человеко-ориентированный процесс, который:
— объединяет все локации и функции;
— помогает новичку быстрее чувствовать себя частью компании;
— делает роль руководителя и HR в адаптации понятной и поддерживающей.
Онбординг как путешествие
Система, над которой работала кросс-функциональная команда из HR, IT, производственных и бизнес-подразделений, охватывает весь путь сотрудника — от подписания оффера до конца испытательного срока. Employee Journey Map выглядит так:
1) День 1-й — подписание документов, знакомство с командой и руководителем.
2) 1 месяц — стартовый этап онбординга: погружение в процессы и культуру, знакомство с командой. Постановка целей на испытательный срок происходит в первые недели.
3) 1–2 месяца — участие в Welcome Day.
4) 2–2,5 месяца — глубокое погружение в бизнес и функции.
5) 3 месяца — подведение итогов, опросы, завершение испытательного срока.
Ключевые инструменты и форматы этого пути:
• Цифровой Welcome Guide для новичков и чек-листы для руководителей, а также автоматизированная коммуникация по ключевым этапам выхода на работу и завершению испытательного срока. Все материалы помогают выстроить единый, понятный путь адаптации.
• Welcome Pack — персонализированный набор с фирменными материалами.
• First Day. В московском офисе новый сотрудник выходит в заранее определенный день недели, когда коллеги и руководители встречают новичков по единому расписанию. В программе — приветствие, офис-тур и знакомство за обедом с командой. Такой формат делает процесс прозрачным и теплым, создавая ощущение причастности с самого первого дня.
• Welcome Day — офлайн/онлайн-встреча с топ-менеджерами и представителями ключевых функций. Там новичков знакомят с культурой компании, брендами, ключевыми функциями и возможностями развития. Эксперты объясняют, как устроен бизнес JTI и как разные подразделения работают вместе. Для офисных, региональных и производственных сотрудников предусмотрены разные сценарии.
• «Один день с TDS» — день «в полях» в сопровождении торгового представителя, чтобы офисные сотрудники увидели, как проходит работа с торговыми точками и как устроен реальный рынок.
• Digital-курсы. Интерактивные модули о 150-летней истории JTI, фабриках, ценностях и производственных процессах, включая видеоэкскурсию по фабрике полного цикла «Петро» и глоссарий терминов отрасли.
• Автоматизированные рассылки. Задействованы на всех этапах адаптации — с напоминаниями, ссылками на полезные ресурсы и поддерживающими материалами. «Мы внедрили цифровые рассылки, которые сопровождают каждого участника процесса — от новичка до его руководителя, — рассказывает менеджер по онбордингу JTI Анастасия Белгородская. — Благодаря этому руководители лучше ориентируются в ключевых этапах адаптации и не теряют фокус на человеке. Технологии помогают не заменить общение, а поддерживать его в нужный момент».
Итак, у каждого участника онбординга есть четкий маршрут, но при этом остается место для человеческого внимания — диалога и обратной связи. К слову, оценка удовлетворенности Welcome Day сейчас составляет 4,95 из 5.
Когда человечность можно измерить
За два года мы полностью обновили путь адаптации сотрудников в головном офисе, региональных командах и на большинстве производственных площадок. В результате:
• уровень удовлетворенности онбордингом вырос до 4,8 у сотрудников и до 4,9 у руководителей;
• сократилось время выхода на продуктивность;
• повысилась вовлеченность и осознанность в первых неделях работы.
Когда первые недели в компании запоминаются новичку вниманием к нему лично и структурностью (следовательно, прозрачностью) адаптации, то это задает тон всей карьере человека. Мы стремились создать не «еще один» процесс, а конструктивный опыт. Такой онбординг — наш способ оставаться человечными в мире, где все можно автоматизировать, кроме отношений.
