Трансформация закупок: какие возможности IT-решения открывают для промышленных компаний
Согласно исследованию Accenture, парадокс закупок в крупных компаниях заключается в том, что 2% нестратегических заказов могут поглощать до 50% операционных затрат. Цифровая трансформация решает эту проблему комплексно: автоматизация рутинных процессов снижает нагрузку на персонал, а использование гибкой закупочной стратегии с прогнозированием спроса и динамическим пополнением складов предотвращает как избыточные запасы, так и дефицит. Постараюсь объяснить, почему сейчас такие решения становятся must-have — особенно те, что не требуют расширения IT-бюджета или штата.
Цифровизация — это процесс перевода не только данных, но и целых последовательностей бизнес-процессов из реального и аналогового формата в цифровой. Автоматизация же — это использование технологий для выполнения рутинных задач без человеческого вмешательства. Они могут совмещаться в самом разном масштабе. В области закупок объединение цифровизации и автоматизации выражается во внедрении ПО или сервисов для управления снабжением. Такая трансформация обеспечивает ощутимое снижение количества ручных операций и помогает высвободить ресурсы для стратегически важных направлений бизнеса. Очевидно, что при переносе максимума процессов на одну платформу — с единой логикой, внедренными последними технологиями и возможностью передачи данных внутри и наружу — цифровая трансформация сможет в наибольшей степени работать на бизнес.
Первый шаг к трансформации — это честный анализ ваших текущих процессов. Где компания теряет время и деньги? Возможно, это ручное оформление заказов, долгие или излишние согласования, постоянный поток экстренных заявок, разработка спецификаций или заморозка денег в излишках товаров на складах. Чтобы выявить такие места, нужно провести аудит закупочных процессов, ответив на ряд вопросов, например:
После планомерного исследования вы сможете выявить узкие места именно в ваших бизнес-процессах. Поэтому так важно не слепо копировать успешные наработки других, а искать и развивать свои собственные. Анализ эффективности закупок приведет вас также к новым метрикам, с помощью которых вы сможете отслеживать не только эффективность закупщиков, но и их прямое влияние на цели компании и общую операционную эффективность.
На словах выглядит просто, но на деле бизнесу зачастую не хватает рук для начала развития по этому пути, и здесь на помощь приходят технологические партнеры. Сейчас развивается новый рынок — маркетплейсы для крупного бизнеса. Их ключевое преимущество — создание прозрачной конкурентной среды, где покупатели получают максимально оперативный доступ к альтернативным вариантам снабжения без длительных тендерных процедур и квалификации поставщиков. Платформы обеспечивают быстрое сравнение ценовых предложений, быстрые закупки и управление рисками. При этом наиболее эффективной стратегией становится не полный переход на маркетплейсы, а их разумная интеграция в существующую систему закупок. В результате такие площадки берут значительную часть нагрузки на себя, даже в исследованиях и внедрении новых технологий.
Увидев потенциальный спрос, мы на B2B-маркетплейсе Industrial.Market стали предлагать компаниям бесплатный аудит отделов закупок. Он дает хорошую почву для подготовки к трансформации и подключению к нашей платформе и отвечает на основные вопросы:
После анализа мы выявляем основные болевые точки и разрабатываем планы решений. Типовые проблемы, которые мы наблюдаем:
Один из ярких примеров успешной цифровой трансформации — промышленный гигант «Северсталь». Компания внедрила два продукта платформы Industrial.Market. Первый из них — «Самозакупки» — передача права закупок ряда товарных категорий напрямую подразделениям-заказчикам. С помощью этого решения получилось полностью исключить тендеры и ручное согласование спецификаций, притом автоматизировав контроль через лимиты по цене, сумме и периоду закупок. Это не только освободило закупочные службы от трансакционной нагрузки, но и уменьшило складские остатки — теперь заказчики используют товары сразу после доставки напрямую к своим местам работы, минуя склады. До 2021 года, когда были внедрены «Самозакупки», процесс от формирования потребности до поставки занимал 60–90 дней, а впоследствии сократился до 1–6 дней.
Второй пример — решение «Заявки», которое автоматизировало процесс закупок складируемых товаров, но уже для закупщиков. Изначально он состоял из 11 операций — от формирования потребности до отправки заявки поставщику. С интеграцией маркетплейса в ERP-систему «Северстали» получилось сократить его до трех шагов, ускорив сроки закупок в разы и перевести контроль за остальными этапами в автоматический фоновый режим мониторинга.
Как дополнительный бонус в обоих случаях компания получила снижение цен на 5–9% за счет агрегированного спроса и работы с проверенными поставщиками платформы, а также постоянное развитие технологии (например, внедрение ИИ в поисковую систему) на нашей стороне, без привлечения ресурсов клиента. Реализация проектов подтвердила гипотезу «Северстали»: цифровизация закупочных процессов дает не только операционные, но и прямые финансовые преимущества.
Данный кейс показывает: успех возможен, если действовать стратегически и не бояться перемен. Сегодня каждое решение должно демонстрировать конкретный экономический эффект. Начните с анализа своих процессов, выбирайте среди IT-вендоров и цифровых площадок и внедряйте сначала небольшие проекты. Современные инструменты позволяют не просто автоматизировать рутинные операции, но и принципиально изменить подходы к управлению снабжением, превратив его из вспомогательной функции в стратегический актив компании.
Этот материал опубликован на платформе бизнес-сообщества Forbes Экспертиза
Цифровизация — это процесс перевода не только данных, но и целых последовательностей бизнес-процессов из реального и аналогового формата в цифровой. Автоматизация же — это использование технологий для выполнения рутинных задач без человеческого вмешательства. Они могут совмещаться в самом разном масштабе. В области закупок объединение цифровизации и автоматизации выражается во внедрении ПО или сервисов для управления снабжением. Такая трансформация обеспечивает ощутимое снижение количества ручных операций и помогает высвободить ресурсы для стратегически важных направлений бизнеса. Очевидно, что при переносе максимума процессов на одну платформу — с единой логикой, внедренными последними технологиями и возможностью передачи данных внутри и наружу — цифровая трансформация сможет в наибольшей степени работать на бизнес.
Первый шаг к трансформации — это честный анализ ваших текущих процессов. Где компания теряет время и деньги? Возможно, это ручное оформление заказов, долгие или излишние согласования, постоянный поток экстренных заявок, разработка спецификаций или заморозка денег в излишках товаров на складах. Чтобы выявить такие места, нужно провести аудит закупочных процессов, ответив на ряд вопросов, например:
- Сколько времени занимает поиск поставщиков и согласование контрактов?
- Сколько человеко-часов уходит на одну номенклатурную позицию или заявку?
- Как часто возникают ошибки в заказах или поставках?
- Насколько эффективно используются данные о запасах и внутреннем спросе?
- Как часто появляются аварийные заявки на закупки?
После планомерного исследования вы сможете выявить узкие места именно в ваших бизнес-процессах. Поэтому так важно не слепо копировать успешные наработки других, а искать и развивать свои собственные. Анализ эффективности закупок приведет вас также к новым метрикам, с помощью которых вы сможете отслеживать не только эффективность закупщиков, но и их прямое влияние на цели компании и общую операционную эффективность.
На словах выглядит просто, но на деле бизнесу зачастую не хватает рук для начала развития по этому пути, и здесь на помощь приходят технологические партнеры. Сейчас развивается новый рынок — маркетплейсы для крупного бизнеса. Их ключевое преимущество — создание прозрачной конкурентной среды, где покупатели получают максимально оперативный доступ к альтернативным вариантам снабжения без длительных тендерных процедур и квалификации поставщиков. Платформы обеспечивают быстрое сравнение ценовых предложений, быстрые закупки и управление рисками. При этом наиболее эффективной стратегией становится не полный переход на маркетплейсы, а их разумная интеграция в существующую систему закупок. В результате такие площадки берут значительную часть нагрузки на себя, даже в исследованиях и внедрении новых технологий.
Увидев потенциальный спрос, мы на B2B-маркетплейсе Industrial.Market стали предлагать компаниям бесплатный аудит отделов закупок. Он дает хорошую почву для подготовки к трансформации и подключению к нашей платформе и отвечает на основные вопросы:
- Созрела ли компания и руководители к изменениям?
- Соответствуют ли текущие процессы стратегическим целям?
- Какие метрики используются и насколько они релевантны?
- Где находятся узкие места и как они влияют на показатели?
- Где можно добиться быстрого эффекта без инвестиций?
После анализа мы выявляем основные болевые точки и разрабатываем планы решений. Типовые проблемы, которые мы наблюдаем:
- Сопротивление изменениям из-за конфликта KPI: действующие метрики команды ориентированы на старую модель работы, тогда как внедрение маркетплейса требует переходного периода. Краткосрочное падение операционных показателей (при долгосрочном выигрыше) создает страх срыва бюджетных заданий.
- Стремление к «бутафорским пилотам»: тестирование маркетплейса на искусственно заниженных объемах не позволяет объективно оценивать операционную эффективность и экономику процесса, но теоретически выглядит более привлекательно для многих клиентов.
- Необходимость управленческих решений: требуется санкция топ-менеджмента на прохождение этапа пилота, исключение пилотных объемов из текущей системы оценки KPI команды, параллельный запуск пересмотра системы мотивации под новые процессы.
Один из ярких примеров успешной цифровой трансформации — промышленный гигант «Северсталь». Компания внедрила два продукта платформы Industrial.Market. Первый из них — «Самозакупки» — передача права закупок ряда товарных категорий напрямую подразделениям-заказчикам. С помощью этого решения получилось полностью исключить тендеры и ручное согласование спецификаций, притом автоматизировав контроль через лимиты по цене, сумме и периоду закупок. Это не только освободило закупочные службы от трансакционной нагрузки, но и уменьшило складские остатки — теперь заказчики используют товары сразу после доставки напрямую к своим местам работы, минуя склады. До 2021 года, когда были внедрены «Самозакупки», процесс от формирования потребности до поставки занимал 60–90 дней, а впоследствии сократился до 1–6 дней.
Второй пример — решение «Заявки», которое автоматизировало процесс закупок складируемых товаров, но уже для закупщиков. Изначально он состоял из 11 операций — от формирования потребности до отправки заявки поставщику. С интеграцией маркетплейса в ERP-систему «Северстали» получилось сократить его до трех шагов, ускорив сроки закупок в разы и перевести контроль за остальными этапами в автоматический фоновый режим мониторинга.
Как дополнительный бонус в обоих случаях компания получила снижение цен на 5–9% за счет агрегированного спроса и работы с проверенными поставщиками платформы, а также постоянное развитие технологии (например, внедрение ИИ в поисковую систему) на нашей стороне, без привлечения ресурсов клиента. Реализация проектов подтвердила гипотезу «Северстали»: цифровизация закупочных процессов дает не только операционные, но и прямые финансовые преимущества.
Данный кейс показывает: успех возможен, если действовать стратегически и не бояться перемен. Сегодня каждое решение должно демонстрировать конкретный экономический эффект. Начните с анализа своих процессов, выбирайте среди IT-вендоров и цифровых площадок и внедряйте сначала небольшие проекты. Современные инструменты позволяют не просто автоматизировать рутинные операции, но и принципиально изменить подходы к управлению снабжением, превратив его из вспомогательной функции в стратегический актив компании.
