Как корпоративный HR-портал помогает в адаптации и удержании сотрудников: опыт Hoff и АШАН
Ключевые задачи, которые решают кадровые порталы, — оптимизация и автоматизация HR-процессов и проектной деятельности. Это помогает руководству отслеживать внутренние процессы компании, добавляет прозрачность и удобство в работу сотрудников, а встроенные игровые механики формируют еще и дополнительную мотивацию. Помимо удержания персонала, такой подход экономит время и деньги бизнеса, позволяя инвестировать их в дальнейшее развитие предприятия. Расскажу, почему это возможно, на примере двух клиентов Extyl — розничных компаний АШАН и Hoff.
Оптимизация HR-процессов
Расходы на найм персонала, включая поиск и обучение, входят в топ затрат бизнеса после зарплатного фонда и налогов. Поэтому хороший онбординг и удержание кадров дает бизнесу возможность высвободить часть денег из HR-процессов и перераспределить их в другие юниты. При наличии у компании грамотной системы адаптации новичка, по исследованию hh.ru, на 63% снижается текучка кадров, а 67% новых сотрудников совершают меньше грубых ошибок.
Внутренние кадровые порталы помогают как на этапе поиска новых сотрудников, так и при их онбординге и дальнейшей работе в компании. При необходимости найма нового человека в команду HR-менеджер создает вакансию, которая после будет выгружена на сторонний ресурс, где соискатели смогут откликнуться на нее. Резюме импортируются обратно на внутренний портал, где их разбирают менеджеры. К примеру, такая схема работы предусмотрена в компании Hoff — все вакансии выкладываются на корпоративном сайте, а отклики автоматически попадают во внутреннюю базу данных, где HR-менеджер может увидеть описание кандидата. Новая информация импортируется каждый день.
У действующих сотрудников появится возможность перейти работать в другое подразделение или получить должность повыше с помощью портала. Для этого на портале АШАН будет предусмотрена возможность отклика через интерфейс подачи заявок в личном кабинете. Найти подходящие вакансии работник сможет как через стандартный список, так и на интерактивной карте с предложениями, открытыми по каждому городу и филиалу. Менеджеры HR-отдела, со своей стороны, увидят, сколько человек и на какую вакансию им нужно найти. Все отклики будут попадать в список задач, где можно прочитать информацию о кандидате и увидеть ссылку на резюме. Поощряется желание действующих сотрудников приглашать своих друзей на работу — за участие в реферальных программах предусмотрены дополнительные премии, что мотивирует людей и ускоряет поиск.
Для адаптации и обучения новичков после регистрации на портале предусмотрено знакомство с компанией через изучение информации в базе данных. На портале АШАН новый сотрудник видит приветственные задачи от руководителя, свой индивидуальный план развития, а также может подать заявку на обучение.
После регистрации на платформе Hoff новому пользователю становится доступен раздел «Адаптация». В нем сотрудник может:
— посмотреть свой план адаптации;
— познакомиться с программой «Наставничество»;
— увидеть информацию о бадди — опытном сотруднике, который помогает в онбординге, а также контакты руководителя;
записаться на стажировку и обучение.
Все сопровождается подробными инструкциями, что упрощает начало работы.
Стажировка и обучение помогают в горизонтальном и вертикальном росте сотрудников. Через портал они могут подать соответствующую заявку, если в дальнейшем хотят перейти в другое подразделение, сменить тип деятельности или планируют пойти на повышение.
Автоматизация проектной работы
С помощью порталов мы автоматизировали многие кадровые процессы в Hoff и АШАН, за счет чего повысилась их прозрачность и скорость. Это отразилось на вовлеченности персонала, увеличило доверие в коллективе. На портале сотрудники видят организационную структуру всей компании, знают, с кем взаимодействует их подразделение, и быстро находят контакты нужного человека. Причем это касается и топ-менеджмента — любой сотрудник может отправить запрос, жалобу или идею генеральному директору, а не только своему руководителю или коллегам. Такой подход помогает директору выстраивать открытый диалог с подчиненными и быть в курсе, что происходит в компании.
Для большего нетворкинга в АШАН мы добавили, помимо данных о контактах, ссылки на личные соцсети, чтобы можно было легко связаться с любым человеком. Для Hoff дополнительно разработали внутренние чаты по отделам и интересам, а также сделали раздел новостей, где видны все кадровые изменения, а также календарь событий компании. В личном кабинете сотрудники видят планируемые даты отпуска, больничные и отгулы, имена руководителей, которые это одобрили. У АШАН отдельно каждый человек видит личный календарь, в котором отображаются его смены, выходные и отпуска всего отдела. Там же мы добавили интересную функцию: можно подписаться на событие или человека и в дальнейшем отслеживать его новости.
Многие рабочие документы находятся во внутреннем хранилище. Функционал у обеих компаний схож: тут лежат шаблоны кадровых документов, информационные материалы. Дополнительно АШАН вносит ссылки на внешние сервисы с полезными для сотрудников материалами.
Реализована возможность автоматизированного управления проектами и задачами: можно подавать заявки, отправлять отклики и документы внутри порталов. Для контроля за работой подразделений Hoff добавил возможность для каждого бизнес-юнита создавать канбан-доску с задачами отдела. Для АШАН разработан трекер задач, личный для каждого человека. В каждую задачу можно зайти и посмотреть информацию, прикрепленные материалы, выгрузить по ним отчет. Это упрощает для руководителей контроль за работой подчиненных, а те всегда знают, что нужно делать.
Геймификация для мотивации
Недостаточно просто нанять сотрудников, необходимо также работать над повышением их эффективности и мотивацией. В этом помогает внедрение геймификации в рабочие процессы. Хорошо продуманная система достижений и наград подталкивает улучшать свои показатели, разбавляет рутинную коммуникацию и повышает заинтересованность в работе.
Обе компании добавили возможность поблагодарить коллегу в его личном профиле. Поблагодарить можно за помощь по работе, активное участие в жизни компании и так далее. Эта функция планируется к реализации уже до конца года. Баллы благодарностей в АШАН будут сначала модерироваться руководством, а дальше их можно будет тратить во внутреннем магазине на различные товары.
Hoff дополнительно ввел систему бейджей. Они выдаются за достижение рабочих целей (к примеру, стал лучшим продавцом), выполнение плана, за участие в событиях компании. На основании полученных бейджей руководство выдает премии и отслеживает результаты своего отдела. Геймификация с премиями есть у всех типов сотрудников, но у каждого свои kpi. В зависимости от того, какая у сотрудника должность, к какому подразделению он относится, ему присваиваются показатели работы, применяются разные чек-листы эффективности.
Что в итоге?
Внедрение корпоративных порталов помогло Hoff и АШАН оптимизировать часть HR-процессов, ускорить и сделать понятным онбординг. В Hoff подача заявок на отпуска, больничные, отгулы уже снизила нагрузку и на бухгалтерию. Это облегчило рекрутинг и документооборот, а в перспективе снизит финансовые затраты бизнеса на поиск и удержание людей.
За счет прозрачности процессов и создания системы взаимодействия между людьми усилился HR-бренд компаний. Каждый сотрудник знает, что происходит внутри компании, может пообщаться с коллегами, достучаться напрямую до топ-менеджмента и поучаствовать во внутренней жизни предприятия. Hoff отмечает, что ежедневно портал посещает не менее 40% всего персонала, а за месяц хотя бы раз заходит каждый.
Дополнительно лояльность среди сотрудников Hoff усиливает внедренная геймификация, которая мотивирует участвовать в жизни компании, повышать показатели своей работы и знакомиться с людьми из других бизнес-юнитов. По данным исследовательской платформы FinancesOnline, в перспективе такая практика может увеличить производительность труда сотрудников до 50% и повысить их вовлеченность на 60%.
Этот материал опубликован на платформе бизнес-сообщества Forbes Экспертиза
Оптимизация HR-процессов
Расходы на найм персонала, включая поиск и обучение, входят в топ затрат бизнеса после зарплатного фонда и налогов. Поэтому хороший онбординг и удержание кадров дает бизнесу возможность высвободить часть денег из HR-процессов и перераспределить их в другие юниты. При наличии у компании грамотной системы адаптации новичка, по исследованию hh.ru, на 63% снижается текучка кадров, а 67% новых сотрудников совершают меньше грубых ошибок.
Внутренние кадровые порталы помогают как на этапе поиска новых сотрудников, так и при их онбординге и дальнейшей работе в компании. При необходимости найма нового человека в команду HR-менеджер создает вакансию, которая после будет выгружена на сторонний ресурс, где соискатели смогут откликнуться на нее. Резюме импортируются обратно на внутренний портал, где их разбирают менеджеры. К примеру, такая схема работы предусмотрена в компании Hoff — все вакансии выкладываются на корпоративном сайте, а отклики автоматически попадают во внутреннюю базу данных, где HR-менеджер может увидеть описание кандидата. Новая информация импортируется каждый день.
У действующих сотрудников появится возможность перейти работать в другое подразделение или получить должность повыше с помощью портала. Для этого на портале АШАН будет предусмотрена возможность отклика через интерфейс подачи заявок в личном кабинете. Найти подходящие вакансии работник сможет как через стандартный список, так и на интерактивной карте с предложениями, открытыми по каждому городу и филиалу. Менеджеры HR-отдела, со своей стороны, увидят, сколько человек и на какую вакансию им нужно найти. Все отклики будут попадать в список задач, где можно прочитать информацию о кандидате и увидеть ссылку на резюме. Поощряется желание действующих сотрудников приглашать своих друзей на работу — за участие в реферальных программах предусмотрены дополнительные премии, что мотивирует людей и ускоряет поиск.
Для адаптации и обучения новичков после регистрации на портале предусмотрено знакомство с компанией через изучение информации в базе данных. На портале АШАН новый сотрудник видит приветственные задачи от руководителя, свой индивидуальный план развития, а также может подать заявку на обучение.
После регистрации на платформе Hoff новому пользователю становится доступен раздел «Адаптация». В нем сотрудник может:
— посмотреть свой план адаптации;
— познакомиться с программой «Наставничество»;
— увидеть информацию о бадди — опытном сотруднике, который помогает в онбординге, а также контакты руководителя;
записаться на стажировку и обучение.
Все сопровождается подробными инструкциями, что упрощает начало работы.
Стажировка и обучение помогают в горизонтальном и вертикальном росте сотрудников. Через портал они могут подать соответствующую заявку, если в дальнейшем хотят перейти в другое подразделение, сменить тип деятельности или планируют пойти на повышение.
Автоматизация проектной работы
С помощью порталов мы автоматизировали многие кадровые процессы в Hoff и АШАН, за счет чего повысилась их прозрачность и скорость. Это отразилось на вовлеченности персонала, увеличило доверие в коллективе. На портале сотрудники видят организационную структуру всей компании, знают, с кем взаимодействует их подразделение, и быстро находят контакты нужного человека. Причем это касается и топ-менеджмента — любой сотрудник может отправить запрос, жалобу или идею генеральному директору, а не только своему руководителю или коллегам. Такой подход помогает директору выстраивать открытый диалог с подчиненными и быть в курсе, что происходит в компании.
Для большего нетворкинга в АШАН мы добавили, помимо данных о контактах, ссылки на личные соцсети, чтобы можно было легко связаться с любым человеком. Для Hoff дополнительно разработали внутренние чаты по отделам и интересам, а также сделали раздел новостей, где видны все кадровые изменения, а также календарь событий компании. В личном кабинете сотрудники видят планируемые даты отпуска, больничные и отгулы, имена руководителей, которые это одобрили. У АШАН отдельно каждый человек видит личный календарь, в котором отображаются его смены, выходные и отпуска всего отдела. Там же мы добавили интересную функцию: можно подписаться на событие или человека и в дальнейшем отслеживать его новости.
Многие рабочие документы находятся во внутреннем хранилище. Функционал у обеих компаний схож: тут лежат шаблоны кадровых документов, информационные материалы. Дополнительно АШАН вносит ссылки на внешние сервисы с полезными для сотрудников материалами.
Реализована возможность автоматизированного управления проектами и задачами: можно подавать заявки, отправлять отклики и документы внутри порталов. Для контроля за работой подразделений Hoff добавил возможность для каждого бизнес-юнита создавать канбан-доску с задачами отдела. Для АШАН разработан трекер задач, личный для каждого человека. В каждую задачу можно зайти и посмотреть информацию, прикрепленные материалы, выгрузить по ним отчет. Это упрощает для руководителей контроль за работой подчиненных, а те всегда знают, что нужно делать.
Геймификация для мотивации
Недостаточно просто нанять сотрудников, необходимо также работать над повышением их эффективности и мотивацией. В этом помогает внедрение геймификации в рабочие процессы. Хорошо продуманная система достижений и наград подталкивает улучшать свои показатели, разбавляет рутинную коммуникацию и повышает заинтересованность в работе.
Обе компании добавили возможность поблагодарить коллегу в его личном профиле. Поблагодарить можно за помощь по работе, активное участие в жизни компании и так далее. Эта функция планируется к реализации уже до конца года. Баллы благодарностей в АШАН будут сначала модерироваться руководством, а дальше их можно будет тратить во внутреннем магазине на различные товары.
Hoff дополнительно ввел систему бейджей. Они выдаются за достижение рабочих целей (к примеру, стал лучшим продавцом), выполнение плана, за участие в событиях компании. На основании полученных бейджей руководство выдает премии и отслеживает результаты своего отдела. Геймификация с премиями есть у всех типов сотрудников, но у каждого свои kpi. В зависимости от того, какая у сотрудника должность, к какому подразделению он относится, ему присваиваются показатели работы, применяются разные чек-листы эффективности.
Что в итоге?
Внедрение корпоративных порталов помогло Hoff и АШАН оптимизировать часть HR-процессов, ускорить и сделать понятным онбординг. В Hoff подача заявок на отпуска, больничные, отгулы уже снизила нагрузку и на бухгалтерию. Это облегчило рекрутинг и документооборот, а в перспективе снизит финансовые затраты бизнеса на поиск и удержание людей.
За счет прозрачности процессов и создания системы взаимодействия между людьми усилился HR-бренд компаний. Каждый сотрудник знает, что происходит внутри компании, может пообщаться с коллегами, достучаться напрямую до топ-менеджмента и поучаствовать во внутренней жизни предприятия. Hoff отмечает, что ежедневно портал посещает не менее 40% всего персонала, а за месяц хотя бы раз заходит каждый.
Дополнительно лояльность среди сотрудников Hoff усиливает внедренная геймификация, которая мотивирует участвовать в жизни компании, повышать показатели своей работы и знакомиться с людьми из других бизнес-юнитов. По данным исследовательской платформы FinancesOnline, в перспективе такая практика может увеличить производительность труда сотрудников до 50% и повысить их вовлеченность на 60%.
