Как мне удалось выстроить систему полной оцифровки своей жизни, действительно избавиться от рутины и увеличить свою продуктивность на 40%? Рассказываю вместе с Валерией Ткачук, ранее моим бизнес-ассистентом, а теперь — руководителем оптимизации бизнес-процессов Skyeng.

Четыре года назад я столкнулся с очень большой проблемой: понял, что просто разрываюсь между сотнями задач, которые передо мной стоят. Отчетливо помню, как проснулся утром и понял, что не хочу идти на работу. Я привык программировать, знаю, как делать это классно, но я не подписывался на всю ту рутину, которая составляет день CEO, — возню с документами, с банками, с налоговой и так далее. Вот тогда я и задумался о бизнес-ассистенте.

Первый блин вышел комом, потому что я нанял ассистента и решил, что сейчас произойдет чудо: он взмахнет волшебной палочкой, и все наладится. На деле же у меня появился один лишний сотрудник, а бэклог не разгрузился ни на грамм. Через полгода я расстался с ассистентом в полной уверенности, что помощники мне ни к чему.

Однако через несколько месяцев я встретился со своим приятелем, предпринимателем с большим стажем, который уже давно работал с бизнес-ассистентом, и его помощник, как волшебник, решал множество рутинных задач. Я проконсультировался с ним, изменил описание позиции и способ найма и наконец со второй попытки нашел ассистента, который полностью изменил мою жизнь. 

Что я сделал иначе? Во-первых, я нашел консультантов, которые уже выстраивали подобный процесс, занимались наймом ассистентов. Они мне рассказали, что ассистент должен делать и как искать таких людей. Во-вторых, я составил список задач, которые нужно решать моему ассистенту, — не абстрактный, вроде «повышать мою эффективность», а максимально конкретный.  В-третьих, я составил skill-set, исходя из этих задач. Эти три пункта помогут любому найти хорошего ассистента и выстроить ваше взаимодействие. 

Валерия Ткачук:

Я сразу хочу сказать, что попытка №1 у Гоши не удалась не потому, что он нанял плохого специалиста. Он нанял человека, не до конца понимая его роль и все те возможности, которые бизнес-ассистент может предоставить предпринимателю. А во втором найме он учел эти ошибки, и именно поэтому у нас все сложилось. 

Бизнес-ассистент — это инструмент, с помощью которого можно решать самые разные задачи. Он усиливает ваши возможности и способности. И когда Гоша меня нанял, первое, что он решил усилить, — это свой мозг. Наш разговор в мой первый рабочий день был очень коротким. Он сказал мне: «Лера, через пару дней я улетаю в Китай по делам компании. Узнай, что сейчас там происходит на рынке образования. Я тебе не буду говорить ничего детально, просто сделай, как поняла, нам очень важно натренировать перцептрон».

Перцептрон — это модель восприятия информации мозгом. Георгий понимал, что у него есть огромное количество рутины, которую он будет мне поручать. Но важно, чтоб я стала продолжением его мышления, чтобы мне не нужно было детально объяснять каждую задачу. 

Итак, шаг первый: натренируйте перцептрон вашего ассистента. Как это сделать? Транслируйте видение и контекст. Гоша всегда давал мне много деталей и информацию, которая помогла бы решению задач, описывал ожидаемый результат и предоставлял обратную связь. 

Но бизнес-ассистент для руководителя — это не только продолжение его мышления, это еще и фильтр между ним и внешним миром. У Гоши, как у любого предпринимателя, огромное количество коммуникаций, у него постоянно разрывается телефон, это отвлекает.

Поэтому он сразу же дал мне доступы к своим мессенджерам и соцсетям, чтобы я просматривала все сообщения и отмечала действительно важные. Кстати, если вам это кажется слишком радикальным, хотя бы просто добавьте ассистента во все важные рабочие чаты. Но в нашем случае это даже оказалось недостаточным — Гоша решил, что у меня должна быть полная копия его телефона. Как он на это решился? 

Георгий Соловьев:

Сейчас у нас в компании бизнес-ассистенты есть у всех ключевых ТОП-менеджеров. У нас очень хорошо поставлена система шерринга информации. Когда я сижу на встрече, я всегда записываю какие-то договоренности в Notion, и все бизнес-ассистенты видят, что происходит, какие задачи я ставлю. Ассистенты сортируют эти задачи, регистрируют, и я точно знаю, что ни одна задача не будет потеряна.

 Для моментального реагирования и для своевременного принятия решений ассистентам нужен доступ ко всем мессенджерам, банковским счетам, ко всему, что может понадобиться в работе.  Только при таких условиях ассистент сможет стать вашим дополнительным мозгом, принимать какие-то решения за вас и действительно избавить вас от рутины. В противном случае все, на что он будет годен, — это приносить чай. 

Валерия Ткачук:

Очень скоро мой руководитель делегировал мне делегирование. То есть попросил меня замкнуть на себе всю работу с внешними подрядчиками и фрилансерами. Потому что ассистент — это не один человек. Это целая команда, которая стоит за ним. Это может быть ваша домработница, фитнес-тренер и тренер по речи, другие люди, облегчающие вам жизнь. Поскольку ассистент знает ваши стандарты, он берет ваши задачи и следит за качеством их исполнения. 

Поэтому второй шаг: передайте ассистенту работу с исполнителями. Научите его делегировать. Уже это высвободит вам очень много времени, ведь теперь вся рутина и почти все внешние коммуникации перейдут в ведение ассистента. На что потратить это время? Гоша решил начать с проектов, которые всегда значатся в статусе «важное несрочное». 

Пока в компании аврал, решение этих важных, но не критичных задач никак не поможет. Но в долгосрочной перспективе они важны. Как вычислить важное и не очень? Пропишите ваши долгосрочные цели, декомпозируйте их до уровня дня и недели и анализируйте. 

У нас первым таким проектом стала полная оцифровка времени. Гоша хотел понимать, на что именно он тратит все 24 часа в сутках. Мы составили гугл-таблицу, где отмечаем начало и конец любого события. В конце недели мы смотрим аналитику и видим, на что уходит слишком много времени и чем можно пожертвовать. А если какой-то отдел требует много встреч, то на следующую неделю Гоша планирует погружение в проблемы этого отдела, потому что ясно, что там либо уже есть проблема, либо она назревает. На основе этой аналитики мы разрабатываем недельные, квартальные и годовые планы, которые помогают нам решать тактические задачи и закрывать долгосрочные.

Итак, шаг три: начните делать важное и несрочное, попросите вашего ассистента помочь вам доводить проекты до результата. Например, мне очень сильно помогло то, что у нас была копия телефона, за счет этого файл с логированием времени я могу собирать сама на 80%.

Георгий Соловьев:: 

Бизнес-ассистент — не только дополнительные руки и мозг. Это дисциплина и сила воли, отданные на аутсорс. В тренажерке мне сложно полтора часа интенсивно заниматься без тренера. Но если рядом инструктор, я точно доведу тренировку до конца. 

То же самое и в бизнесе. Ассистент — это человек, который не дает мне расслабляться. Лера следит за тем, чтобы все задачи были правильно прописаны, и когда я прихожу в понедельник на работу, я уже знаю четко, что нужно делать. Я, как программа, иду по своему написанному коду. И я думаю, что основное улучшение эффективности происходит за счет планирования и ретроспективы. Наличие ассистента ставит меня в условия, в которых нельзя не сделать запланированное. 

Руководителю важно фокусироваться на тех задачах, которые дают максимальный выхлоп для компании. Все остальное нужно делегировать. 

Помните, что бизнес-ассистент — это не просто секретарь, который распечатает бумажку и нальет вам кофе. Это ваше продолжение. Человек, который берет на себя все непрофильные задачи и выполняет их не хуже вас.  Вы должны научить его принимать решения в ряде простых ситуаций. И тогда вы сможете делегировать своему ассистенту ряд важных для вас функций и быть уверенным, что он будет принимать точно такие же решения, какие приняли бы и вы. 

Коротко

Как выстроить работу с личным бизнес-ассистентом и повысить свою эффективность на 40%?

• Шаг 1. Научите ассистента думать и видеть проблему так же, как вы. Четко ставьте задачи, описывайте желаемый результат и давайте обратную связь.


• Шаг 2. Передайте ассистенту работу с исполнителями. Научите его делегировать. 


• Шаг 3. Доверьте ассистенту контроль за выполнением важных, но несрочных задач. Дайте ему все необходимые доступы для планирования вашего времени.


• Шаг 4. Сделайте ассистента вашей силой воли. Попросите его планировать ваш день и следить за выполнением плана.