Для консервативных компаний вынужденный карантин может стать испытанием. До сих пор у многих предприятий не выработан план действий для вынужденной изоляции штата, прежде в стране не возникало такой потребности.

С понедельника 23 марта весь департамента маркетинга COFFEE LIKE официально переходит на удаленную работу в тестовом режиме. Это маркетологи, контент-менеджеры, дизайнеры и архитекторы. На подготовку ушла рабочая неделя, и это весьма амбициозные сроки. В этой статье мы составили ТОП-3 вызова вынужденной удаленной работы и наши шаги по решению задач, которые ставит этот вызов. Если упущен хотя бы 1 пункт, вы не готовы к дистанционному карантину.

1. Бюрократический

• Составьте чек-лист, чтобы проверить, что сотрудник ни в чем не нуждается, работая из дома. От техники до карандаша. Безлимитный Интернет, связь, доступ к общей сети компании. Внедрите привычку не хранить документы на ПК, переносите всё в облачное хранилище или на собственный сервер компании.


• Подготовьте дополнительное соглашение к договору трудоустройства, чтобы не было претензий со стороны надзорных органов (трудовой инспекции).


• Переведите все согласования и документацию на электронное согласование. Минимально — электронная почта, в идеале — сервисы электронного документооборота. От согласования по цепочке до формирования актов и электронной цифровой подписи.


• Оптимизируйте процесс согласования бюджета и оплат счетов для повышения эффективности. Установите дедлайн для согласования со стороны каждого ответственного.

2. Административный

• Будьте готовы эффективно коммуницировать, если подконтрольных функций более 20. Внедрите единые планировщики задач. Минимально — trello.


• Вырастите сильных линейных менеджеров. Есть много отличных предприятий, которые работают на основе «матричного управления», когда нет формального руководителя над каждой группой специалистов. Когда вы находитесь в одном кабинете, руководить такой командой — одно удовольствие. Если все находятся по домам, количество информации, продуктов и решенных задач практически невозможно переваривать без сильных линейных менеджеров.


• Задача лидера не во введении ежечасных звонков с целью контроля сотрудника, а поддержание командного духа, пока все вокруг в панике. Осмотритесь, возможно, больше всех паникуете именно вы.


• Поддерживайте лояльность коллектива и не позволяйте сотрудникам выгорать. Обозначьте четкие часы работы и отдыха — должен быть баланс между личными границами и работой. Не забывайте про моментальное поощрение успехов сотрудников, отвечайте на их инициативы, благодарите за выполненную работу. Это важно делать не только в период вынужденной «удаленки», а каждый день.

3. Лидерский

• Кризисное время — повод обновить KPI сотрудников для поддержки продуктивности.


• Сформируйте малые команды по 3-4 человека, которые работают над едиными целями. Подбирайте людей внутри группы по психотипу. Сейчас не лучшее время заставлять налаживать отношения «с нуля».


• Создайте сценарии «геймификации» для того, чтобы поддерживать сотрудников (чтобы не было ощущения «есть приказ — выполняй»). Ставьте задачи творчески: челленджи, to-do листы для сотрудников, онлайн-соревнования с призами (книга в подарок или подписка на интересный ресурс).


• Создайте дополнительные чаты, обновите принципы работы, чтобы никто не выпал из информационного поля. Не забудьте про общий ресурс, где для сотрудников будут прозрачны все процессы компании.

Мы знаем, что есть успешные компании, которые строятся на этих принципах каждый день. COFFEE LIKE достаточно молодые, но мы уверены, что справимся. HoReCa переживает непростое время, мы желаем коллегам выйти из кризиса с минимальными потерями, в первую очередь — коллективными, максимально сохранить сотрудников. Наша сила — в крепкой команде.